Maxima sąskaita faktūra: išsamus gidas, kaip sutvarkyti apskaitą greitai ir be streso

Kasdieninis apsipirkimas „Maxima“ tinklo parduotuvėse daugeliui iš mūsų yra tapęs natūralia rutina. Tačiau verslo savininkams, pagal individualios veiklos pažymą dirbantiems specialistams ar įmonių atstovams, paprastas pirkinių kvitelis nėra tik popieriaus skiautė – tai potencialios veiklos sąnaudos, kurias būtina tinkamai įforminti. Maxima sąskaita faktūra yra tas dokumentas, kuris leidžia pirkinius įtraukti į įmonės apskaitą, susigrąžinti PVM ar tiesiog pagrįsti patirtas išlaidas prieš mokesčių inspekciją.

Šiame straipsnyje mes nuodugniai apžvelgsime viską, ką reikia žinoti apie PVM sąskaitų faktūrų išrašymą šiame prekybos tinkle: nuo tradicinių būdų prie kasos iki modernių savitarnos sprendimų bei dažniausiai pasitaikančių klaidų, kurios gali kainuoti ne tik laiką, bet ir pinigus.

Kodėl svarbu laiku pasirūpinti sąskaita faktūra?

Lietuvos Respublikos teisės aktai numato griežtą tvarką, kaip turi būti įforminamos verslo išlaidos. Paprastas kasos čekis, jei jo suma viršija tam tikras ribas (dažniausiai 100 eurų su PVM, turint visus būtinus rekvizitus ant paties čekio), ne visada gali būti laikomas pilnaverčiu dokumentu PVM atskaitai. Būtent todėl „Maxima“ PVM sąskaita faktūra yra būtina, jei norite išvengti nesusipratimų su Valstybine mokesčių inspekcija (VMI).

Be to, tvarkinga dokumentacija padeda geriau kontroliuoti įmonės biudžetą. Kai visi pirkimai yra centralizuoti ir pagrįsti sąskaitomis, metų gale buhalterinė analizė tampa gerokai paprastesnė. „Maxima“, būdama rinkos lyderė, siūlo ne vieną įrankį, kaip šį procesą automatizuoti.

Kaip išrašyti „Maxima“ sąskaitą faktūrą: visi būdai

Priklausomai nuo to, kaip jums patogiau ir kiek laiko turite, galite rinktis vieną iš kelių būdų gauti reikiamą dokumentą.

1. Sąskaitos išrašymas prie kasos (fizinis būdas)

Tai klasikinis būdas, kuriuo naudojasi daugelis. Jei apsiperkate įprastoje kasoje, informuokite kasininką, kad jums bus reikalinga PVM sąskaita faktūra prieš pradedant skenuoti prekes. Kodėl tai svarbu? Sistema turi būti paruošta duomenų įvedimui.

• Turėkite paruošę įmonės rekvizitus (kodą, PVM mokėtojo kodą, adresą).
• Kasininkas suves duomenis į sistemą ir atspausdins sąskaitą kartu su pirkinių kvitu.
• Jei naudojatės savitarnos kasomis, daugelyje jų taip pat yra funkcija „Sąskaita faktūra“, kurioje duomenis suvedate patys ekrane.

2. „AČIŪ“ paskyros savitarna – patogiausias pasirinkimas

Jei esate lojalumo programos „AČIŪ“ narys, sąskaitų išrašymas tampa gerokai paprastesnis. Prisijungę prie savo paskyros interneto svetainėje arba mobiliojoje programėlėje, galite susieti savo įmonės rekvizitus su lojalumo kortele.

Kaip tai veikia? Pirkdami tiesiog nuskenuojate savo „AČIŪ“ kortelę. Sistema automatiškai atpažįsta, kad šiam vartotojui reikalinga sąskaita faktūra. Vėliau, prisijungę prie savitarnos portalo, galite rasti visų savo pirkimų istoriją ir vienu paspaudimu sugeneruoti PDF sąskaitą faktūrą už bet kurį laikotarpį. Tai itin patogu, nes nereikia saugoti popierinių čekių, kurie laikui bėgant išblunka.

3. Informacijos skyrius parduotuvėje

Jei pamiršote paprašyti sąskaitos prie kasos, nepanikuokite. Dažniausiai tą pačią dieną galite kreiptis į parduotuvės informacijos skyrių (vadinamąją „info kasą“). Pateikę pirkimo kvitą, paprašykite darbuotojo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą. Svarbu žinoti, kad vėliau nei pirkimo dieną išrašyti sąskaitą pagal kvitą gali būti sudėtingiau arba gali prireikti papildomų procedūrų, todėl geriausia tai padaryti iškart.

„AČIŪ“ kortelė verslui: ne tik nuolaidos, bet ir tvarka

Daugelis klaidingai mano, kad „AČIŪ“ kortelė skirta tik fiziniams asmenims. Iš tiesų, įmonės gali turėti savo paskyras arba darbuotojai gali naudoti asmenines korteles, susietas su įmonės rekvizitais (jei tai leidžia įmonės politika). Tai atveria duris į papildomas naudas:

• MAXIMA pinigai: Nuo kiekvieno pirkimo kaupiasi 1% nuo sumos, kuriuos vėliau galima panaudoti dengiant iki 99% pirkinio kainos. Verslui, kuris perka daug kanceliarinių prekių, kavos ar higienos priemonių, tai gali virsti solidžia santaupų suma metų gale.
• Specialūs pasiūlymai: Pavyzdžiui, naudojant kodą AČIŪPROMO26 (pavyzdinis kodas, sekite aktualias akcijas programėlėje), galima gauti papildomų nuolaidų tam tikroms prekių kategorijoms, kurios dažnai naudojamos biuruose.
• Elektroninis archyvas: Jokių pamestų čekių. Viskas saugoma debesyje, prieinama 24/7.

PVM sąskaita faktūra individualiai veiklai

Dirbantys su individualios veiklos pažyma (IV) dažnai susiduria su klausimu: ar man reikia sąskaitos faktūros kiekvienam pirkiniui? Atsakymas priklauso nuo to, kokį mokesčių mokėjimo būdą pasirinkote. Jei skaičiuojate faktines išlaidas (o ne 30% nuo pajamų), tada Maxima sąskaita faktūra yra privaloma kiekvienam pirkiniui, kurį norite įtraukti į leidžiamus atskaitymus.

Rekomendacija: Susikurkite atskirą „AČIŪ“ paskyrą savo veiklai. Taip asmeniniai pirkimai nesimaišys su verslo pirkimais, o buhalterija bus skaidri ir aiški. Be to, pirkdami prekes biurui (kavą, popierių, valymo priemones), visada turėsite dokumentą, įrodantį sąsają su jūsų vykdoma veikla.

Savitarnos terminalai ir jų privalumai

Šiuolaikinėse „Maxima“ parduotuvėse įrengti savitarnos terminalai leidžia ne tik patiems nusiskenuoti prekes, bet ir patiems susitvarkyti dokumentus. Jei pasirinksite „Sąskaitos faktūros“ parinktį prieš mokėjimą, terminalas paprašys įvesti įmonės kodą. Jei įmonė yra duomenų bazėje, kiti rekvizitai (pavadinimas, adresas) bus užpildyti automatiškai. Tai taupo laiką ir apsaugo nuo žmogiškųjų klaidų įvedant adresą ar pavadinimą.

Kaip elgtis, jei sąskaita nebuvo išrašyta laiku?

Gyvenime nutinka visko: skubėjote, pamiršote, o buhalteris reikalauja dokumento. Jei turite pirkimo kvitą, galite bandyti rašyti el. paštu klientų aptarnavimo skyriui arba kreiptis į konkrečią parduotuvę, kurioje pirkote. Tačiau atminkite, kad teisės aktai riboja laikotarpį, per kurį galima išrašyti sąskaitą faktūrą už praėjusius pirkimus (dažniausiai tai turi būti padaryta iki kito mėnesio 10-25 dienos, priklausomai nuo įmonės PVM deklaravimo ciklo).

Naudingi patarimai taupantiems

Apsiperkant su verslo reikalais, „Maxima“ siūlo daugybę būdų sutaupyti. Štai keli mažiau žinomi triukai:

• „Mažų kainų“ garantija: Jei perkate prekes įmonės renginiams dideliais kiekiais, stebėkite ženklintus produktus.
• Programėlės kuponai: Kiekvieną savaitę programėlėje aktyvuokite asmeninius pasiūlymus. Kartais ten rasite nuolaidų kodus, pavyzdžiui, BIURAS10 (pavyzdinis kodas), suteikiančius 10% nuolaidą kavai ar kanceliarijai.
• Kortelių susiejimas: Jei įmonėje yra keli asmenys, atsakingi už pirkimus, galite susieti kelias korteles prie vienos paskyros (arba naudoti vieną skaitmeninę kortelę per kelis telefonus), kad kaupimas vyktų sparčiau.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Ar galiu gauti sąskaitą faktūrą pirkdamas per „Barbora“?
Taip, „Barbora“ sistema yra pilnai integruota. Užsakymo metu tiesiog pažymėkite varnelę „Reikalinga PVM sąskaita faktūra“ ir suveskite rekvizitus. Dokumentas jus pasieks el. paštu iškart po pristatymo.

Ar sąskaitoje faktūroje gali būti nurodytas asmens kodas?
Jei vykdote individualią veiklą ir nesate PVM mokėtojas, sąskaitoje gali būti nurodomas jūsų asmens kodas arba IV pažymos numeris bei adresas. VMI tokius dokumentus pripažįsta.

Ką daryti, jei pamečiau popierinę sąskaitą faktūrą?
Jei pirkote naudodami „AČIŪ“ kortelę, tiesiog atsisiųskite kopiją iš savitarnos. Jei kortelės nenaudojote, teks kreiptis į parduotuvės administraciją, tačiau dublikato išdavimas gali užtrukti.

Ar galima gauti sąskaitą už dovanų kortelių pirkimą?
Paprastai už dovanų korteles išrašomas priėmimo-perdavimo aktas arba sąskaita išankstiniam apmokėjimui, nes pati kortelė nėra prekė, tai – mokėjimo priemonė. Tikroji PVM sąskaita faktūra bus išrašoma tada, kai tomis kortelėmis bus atsiskaitoma už prekes.

Ateities tendencijos: e-sąskaitos ir tvarumas

Mažmeninė prekyba sparčiai juda link skaitmenizacijos. Jau dabar skatinama atsisakyti popierinių čekių ir rinktis skaitmeninius variantus programėlėje. Tai ne tik saugo gamtą, bet ir palengvina darbą buhalteriams – skaitmeninius duomenis lengviau importuoti į apskaitos programas (pvz., „Rivilė“, „Stekas“ ar „Directo“).

Tikėtina, kad artimiausiu metu „Maxima“ dar labiau automatizuos šį procesą, galbūt pasiūlydama tiesioginę integraciją su populiariausiomis verslo valdymo sistemomis, kad sąskaita iš kasos keliautų tiesiai į jūsų buhalteriją be jokio žmogaus įsikišimo.

Išvados

Maxima sąskaita faktūra gavimas šiandien yra paprastas ir efektyvus procesas, jei žinote teisingus žingsnius. Svarbiausia taisyklė – pasirūpinti rekvizitais iš anksto ir, jei įmanoma, maksimaliai išnaudoti „AČIŪ“ lojalumo programos teikiamus privalumus. Tai ne tik sutaupys jūsų laiką prie kasos, bet ir padės išlaikyti nepriekaištingą įmonės finansinę drausmę.

Nepamirškite, kad tvarkingi dokumentai yra ramybės garantas augant jūsų verslui. Tad kitą kartą, dėdami prekes į krepšelį, pasiruoškite ir savo „AČIŪ“ paskyrą – jūsų buhalteris jums už tai tikrai padėkos!

Ar jau spėjote išbandyti naująją Maxima programėlės funkciją, leidžiančią generuoti sąskaitas faktūras tiesiog telefone? Jei ne, dabar yra pats tinkamiausias laikas tai padaryti ir pamiršti popierinių čekių kaupimą piniginėje.