Finansinė atskaitomybė be streso: Strategija sklandžiam duomenų pateikimui Registrų centrui

Kiekvienais metais, pavasariui įsibėgėjant, tūkstančiai Lietuvos verslininkų, mažųjų bendrijų vadovų ir buhalterių susiduria su neišvengiama realybe – finansinių ataskaitų teikimu. Nors tai kasmetinė procedūra, ji vis dar apipinta mitais, techniniais nesklandumais ir, pripažinkime, nemaža doze streso. Dažnas vadovas šį procesą įsivaizduoja kaip paprastą „buhalterijos reikalą“, tačiau realybė yra kiek kitokia: atsakomybė už duomenų teisingumą ir savalaikį pateikimą krenta tiesiai ant įmonės vadovo pečių.

Šiame straipsnyje mes nersime giliau nei standartinės instrukcijos. Mes panagrinėsime ne tik tai, kurį mygtuką paspausti sistemoje, bet ir strateginius aspektus: kodėl jūsų finansinė ataskaita yra svarbesnė už vizitinę kortelę, kokios „nematomos“ klaidos gali užtraukti administracinę atsakomybę ir kaip išvengti situacijos, kai sistema atmeta jūsų dokumentus likus valandai iki termino pabaigos.

Kodėl finansinė ataskaita yra viešas jūsų verslo veidas?

Prieš pradedant techninę dalį, būtina suvokti filosofinį ir praktinį šio proceso aspektą. Finansinių ataskaitų rinkinys nėra tik duoklė biurokratijai. Tai – oficialus, viešai prieinamas dokumentas, kuris pasakoja jūsų verslo istoriją per praėjusius metus. Kai tik duomenys atsiranda Registrų centre, jie tampa matomi ne tik Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI).

Jūsų partneriai, tiekėjai, bankai ir netgi konkurentai naudoja šiuos duomenis vertindami jūsų patikimumą. Kredito biurai (pvz., „Creditinfo“ ar „Scorify“) automatiškai pasiima šiuos duomenis ir perskaičiuoja jūsų įmonės kredito reitingą. Pavėluotas ataskaitų teikimas arba klaidingi duomenys gali akimirksniu nusmukdyti jūsų reitingą, o tai reiškia prastesnes lizingo sąlygas, brangesnes paskolas arba tiekėjų reikalavimą mokėti avansu. Tad žiūrėkite į ataskaitų teikimą ne kaip į prievolę, o kaip į reputacijos valdymą.

Pasirengimo etapas: Ką būtina padaryti dar neprisijungus prie sistemos?

Didžiausia klaida, kurią daro verslininkai – bandymas „greitai suvesti duomenis“ paskutinę dieną be pasiruošimo. Sėkmingas pateikimas prasideda gerokai anksčiau nei atidaromas naršyklės langas. Štai kritiniai žingsniai, kuriuos privalote atlikti:

• Eilinis visuotinis akcininkų (arba narių) susirinkimas. Tai nėra formalumas. Įstatymas numato, kad finansinės ataskaitos turi būti patvirtintos akcininkų. Tik patvirtintas ataskaitas galima teikti Registrų centrui. Protokolas, kuriame fiksuojamas sprendimas patvirtinti ataskaitas ir paskirstyti pelną (arba dengti nuostolius), yra būtinas dokumentas.
• Elektroninio parašo galiojimas. Tai skamba banaliai, bet tai yra dažniausia techninė kliūtis. Įmonės vadovas privalo turėti galiojantį kvalifikuotą elektroninį parašą (Mobile-ID, Smart-ID, USB kriptografinę laikmeną ar tapatybės kortelę). Patikrinkite sertifikatų galiojimą likus savaitei iki teikimo.
• Įgaliojimų patikra. Jei ataskaitas teikia ne pats vadovas, o buhalteris ar apskaitos įmonė, Registrų centro sistemoje privalo būti sutvarkyti įgaliojimai. Vadovas turi prisijungti ir suteikti teisę konkrečiam fiziniam asmeniui teikti duomenis. Be šio žingsnio buhalteris matys tik tuščią ekraną.

Techninė kelionė per „RC Savitarną“: Kur slypi povandeniniai akmenys?

Prisijungus prie Registrų centro savitarnos sistemos, dažną pasitinka painus meniu. Procesas išskaidytas į keletą etapų, ir kiekviename iš jų galima padaryti klaidų, kurios vėliau kainuos daug laiko taisant.

1. Tinkamo ataskaitų rinkinio pasirinkimas

Tai – pati pirmoji ir viena svarbiausių užduočių. Sistema automatiškai nežino, kokio dydžio įmonė esate. Jūs turite patys pasirinkti, pagal kokius standartus teiksite duomenis. Lietuvoje dažniausiai naudojami Verslo apskaitos standartai (VAS). Priklausomai nuo įmonės dydžio (darbuotojų skaičiaus, turto vertės ir pajamų), jūs priskiriami vienai iš kategorijų:

• Labai mažos įmonės;
• Mažos įmonės;
• Vidutinės ir didelės įmonės.

Kodėl tai svarbu? Jei esate „Labai maža įmonė“, jums užtenka pateikti trumpą balansą ir pelno (nuostolių) ataskaitą. Jei netyčia pasirinksite „Mažos įmonės“ rinkinį, sistema pareikalaus papildomų formų (pvz., nuosavo kapitalo pokyčių ataskaitos), kurios jums nėra privalomos, bet palikti jų tuščių negalėsite. Todėl teisingas kategorijos pasirinkimas sutaupo marias laiko.

2. Duomenų įkėlimas: XML prieš rankinį pildymą

Modernios apskaitos programos leidžia sugeneruoti specialų .xml failą, kurį galima tiesiog įkelti į Registrų centro sistemą („Įkelti duomenų bylą”). Tai idealus variantas, eliminuojantis rankinio įvedimo klaidas. Tačiau, jei vedate apskaitą „Excel“ lentelėse arba senesnėse programose, duomenis teks suvesti rankiniu būdu.

Vedant ranka, atkreipkite dėmesį į „loginius tikrinimus“. Sistema turi integruotus algoritmus, kurie tikrina, ar turtas lygus nuosavybei ir įsipareigojimams, ar praėjusių metų likučiai sutampa su šių metų pradžios likučiais. Jei sistema meta klaidą „Likutis nesutampa su praėjusių metų duomenimis“, tai dažniausiai reiškia, kad pernai metais po ataskaitų pridavimo buvo atlikti koregavimai apskaitoje. Tokiu atveju būtina paaiškinti skirtumus aiškinamajame rašte.

3. Aiškinamasis raštas – ne vieta poezijai, bet būtina dalis

Daugelis mažųjų bendrijų (MB) ar mažų UAB vadovų ignoruoja aiškinamąjį raštą, įkeldami tuščią lapą arba parašydami vieną sakinį. Tai rizikinga. Aiškinamajame rašte privaloma atskleisti informaciją, kurios nesimato skaičiuose: kokia apskaitos politika taikoma, ar buvo įvykių po balanso sudarymo dienos, ar įmonė planuoja tęsti veiklą.

Svarbi detalė: Dokumentas turi būti įkeliamas PDF formatu. Tai atskiras failas, kurį sistema „prisega“ prie skaitmeninių formų. Be šio failo (net jei jis labai trumpas) sistema neleis formuoti galutinio ataskaitų rinkinio pasirašymui.

Elektroninio parašo magija ir kur dingsta ataskaitos?

Viena dažniausių problemų, su kuria susiduria pagalbos centrai – vadovai galvoja, kad ataskaitas pateikė, bet Registrų centras jų „nemato“. Taip nutinka dėl painios statusų sistemos.

Kai suvedate visus duomenis, ataskaitos statusas yra „Ruošiamas“. Tuomet spaudžiate mygtuką, kad suformuotumėte rinkinį pasirašymui. Statusas pasikeičia. Tačiau tai dar ne pabaiga. Vadovas (arba įgaliotas asmuo) privalo pasirašyti suformuotą dokumentą elektroniniu parašu. Ir čia yra kritinis momentas: pasirašius dokumentą, būtina paspausti dar vieną mygtuką – „Pateikti registro tvarkytojui“.

Tik tada, kai matote statusą „Pateikta“, galite lengviau atsikvėpti. Tačiau atsipalaiduoti visiškai dar negalima. Per kelias dienas (kartais – valandas) sistema atlieka automatinį tikrinimą. Jei randama klaidų, statusas pasikeičia į „Atmesta“ arba „Reikia tikslinti“. Todėl praėjus 3-5 dienoms po pateikimo, būtina dar kartą prisijungti ir įsitikinti, kad statusas tapo „Priimta“.

Mažosios bendrijos (MB) ir specifiniai niuansai

Mažosios bendrijos Lietuvoje yra itin populiari verslo forma, tačiau jų ataskaitų teikimas turi specifinių niuansų, kurie dažnai pamirštami. MB atveju, pelno paskirstymas yra tiesiogiai susijęs su finansinių ataskaitų patvirtinimu. Nariai negali tiesiog išsimokėti pelno (dividentų analogas), jei nėra patvirtintas finansinių ataskaitų rinkinys.

Be to, MB vadovas (jei jis yra ir narys) dažnai painioja „civilinę paslaugų sutartį“ su darbo santykiais ataskaitose. Labai svarbu teisingai atvaizduoti išmokas vadovui – ar tai buvo pelno išmokėjimas, ar lėšos asmeniniams poreikiams (B klasės pajamos), ar atlygis pagal vadovavimo sutartį. Neteisingas kodavimas ataskaitose vėliau sukelia neatitikimus VMI deklaracijose (GPM312 ir kt.), kas garantuoja mokesčių administratoriaus dėmesį.

Terminai ir baudos: Kada ateina „Teisingumo valanda“?

Įstatymas nurodo, kad eilinio visuotinio akcininkų susirinkimo sušaukimas turi įvykti per 4 mėnesius nuo finansinių metų pabaigos (t.y. iki balandžio 30 d., jei finansiniai metai sutampa su kalendoriniais). Po susirinkimo turite 30 dienų pateikti ataskaitas Registrų centrui. Praktikoje tai reiškia, kad absoliuti dauguma įmonių ataskaitas privalo pateikti iki gegužės 31 d. arba birželio 1 d.

Kas gresia vėluojant?

1. Administracinė bauda. Vadovui gali būti skirta bauda nuo 200 iki 3 000 eurų. Ir tai nėra teorinė grėsmė – Registrų centras vis dažniau automatizuotai formuoja protokolus vėluojantiems.
2. Likvidavimo procedūra. Tai pati skaudžiausia pasekmė. Jei įmonė ilgą laiką (ilgiau nei metus) neteikia ataskaitų, Registrų centras gali inicijuoti įmonės likvidavimą. Jūs gaunate pranešimą apie numatomą išregistravimą, ir jei nereaguojate, jūsų verslas tiesiog ištrinamas iš registro. Atstatyti įmonę po to yra brangu, sudėtinga, o kartais ir neįmanoma.
3. Paramos praradimas. Jei pretenduojate į ES paramą, INVEGA priemones ar savivaldybės subsidijas, pirmas dalykas, kurį tikrina vertintojai – ar pateiktos finansinės ataskaitos. Skola Registrų centrui šioje vietoje yra „raudona vėliava“.

Ką daryti radus klaidą jau po pateikimo?

Klysti žmogiška, o apskaitoje – dar ir labai lengva. Tarkime, birželio mėnesį pastebėjote, kad balanse įvėlėte klaidą. Pasaulis nesugriuvo. Registrų centras numato procedūrą ataskaitų tikslinimui.

Jums nereikia rašyti pasiaiškinimų ar prašymų leisti taisyti. Tiesiog sistemoje formuojate naują tų pačių metų ataskaitų rinkinį. Tačiau yra viena sąlyga: patikslintos ataskaitos vėl turi būti patvirtintos akcininkų (narių). Tai reiškia, kad formaliai turite sušaukti dar vieną susirinkimą, kuriame patvirtinate patikslintus duomenis. Naujas rinkinys sistemoje „užklos“ senąjį, tačiau istorijoje bus matoma, kad duomenys buvo tikslinti. Tai skaidru ir profesionalu.

Skaitmeninė ateitis: Žaliasis kursas ir duomenų atvėrimas

Verta paminėti ir ateities tendencijas. Registrų centras juda link to, kad finansinės ataskaitos būtų teikiamos tik mašininio skaitymo formatu. Tai reiškia, kad ateityje PDF failai ar rankinis suvedimas gali išnykti, užleisdami vietą standartizuotiems duomenų formatams (kaip „i.SAF“ VMI sistemoje). Tai leis automatizuoti duomenų analizę.

Jau dabar pastebima tendencija, kad didieji duomenų analitikai naudoja RC duomenis sektorinėms analizėms. Todėl jūsų įmonės duomenys tampa didelio „Big Data“ paveikslo dalimi, formuojančia Lietuvos ekonomikos vaizdą.

Išvada: Ramybė ateina su tvarka

Finansinių ataskaitų teikimas Registrų centrui neturėtų būti vertinamas kaip „pavasarinis galvos skausmas“. Tai yra verslo higiena. Kaip valote dantis, kad išvengtumėte dantų skausmo, taip teikiate ataskaitas, kad išvengtumėte teisinio ir reputacinio „skausmo“.

Svarbiausias patarimas – nelaukite paskutinės termino dienos. Sistemos apkrovos gegužės 30-31 dienomis būna milžiniškos, serveriai lėtėja, o elektroniniai parašai stringa. Pateikę ataskaitas gegužės viduryje, jūs ne tik užsitikrinate ramybę, bet ir parodote savo verslo partneriams bei investuotojams, kad jūsų įmonėje procesai valdomi sklandžiai, o finansinė drausmė yra prioritetas.

Sutvarkyta finansinė atskaitomybė – tai tvirtas pamatas, ant kurio statomas ilgalaikis, tvarus ir pasitikėjimu grįstas verslas. Neleiskite biurokratijai tapti kliūtimi; paverskite ją savo profesionalumo įrodymu.