Kelionės lapas: viskas, ką reikia žinoti

Kelionės lapas – tai dokumentas, kuris dažnai sukelia daug klausimų tiek darbuotojams, tiek darbdaviams. Nors atrodo paprastas, jis turi savo specifiką ir reikalavimus, kuriuos svarbu žinoti. Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime kelionės lapo paskirtį, pildymo taisykles, dažniausiai pasitaikančias klaidas ir kitus svarbius aspektus.

Kas yra kelionės lapas?

Kelionės lapas yra pirminis apskaitos dokumentas, naudojamas fiksuoti tarnybinio automobilio naudojimą ir su tuo susijusias išlaidas. Jis patvirtina, kad automobilis buvo naudojamas būtent darbo reikmėms, o ne asmeniniais tikslais. Tai svarbus dokumentas, norint pagrįsti degalų, remonto ir kitas su automobilio eksploatacija susijusias išlaidas.

Kada reikia pildyti kelionės lapą?

Kelionės lapas pildomas kiekvieną kartą, kai tarnybinis automobilis naudojamas darbo reikmėms. Tai apima keliones pas klientus, į susitikimus, komandiruotes, prekių pristatymą ar kitas su darbu susijusias užduotis. Svarbu pabrėžti, kad kelionės lapas nepildomas, jei darbuotojas naudoja asmeninį automobilį darbo reikmėms. Tokiu atveju taikomos kitos kompensavimo taisyklės.

Kaip teisingai pildyti kelionės lapą?

Nors konkreti kelionės lapo forma gali skirtis priklausomai nuo įmonės vidaus taisyklių, yra tam tikri bendrieji reikalavimai, kurių reikėtų laikytis:

• Data ir laikas. Nurodoma tiksli išvykimo ir grįžimo data bei laikas.
• Maršrutas. Detaliai aprašomas kelionės maršrutas, nurodant išvykimo ir atvykimo vietas (adresus). Jeigu kelionės metu buvo sustojimų, jie taip pat turėtų būti pažymėti.
• Kelionės tikslas. Aiškiai ir konkrečiai nurodomas kelionės tikslas (pvz., „Susitikimas su klientu X”, „Prekių pristatymas į Y sandėlį”).
• Automobilio duomenys. Nurodomas automobilio markė, modelis ir valstybinis numeris.
• Vairuotojo duomenys. Nurodomas vairuotojo vardas, pavardė ir, jei reikia, kiti identifikaciniai duomenys.
• Ridos parodymai. Fiksuojami spidometro parodymai kelionės pradžioje ir pabaigoje. Tai leidžia apskaičiuoti nuvažiuotą atstumą.
• Degalų sąnaudos. Nurodomas sunaudotų degalų kiekis (litrais) ir, jei reikia, kaina. Ši informacija svarbi apskaičiuojant kelionės išlaidas.
• Parašai. Kelionės lapą turi pasirašyti vairuotojas ir, jei reikia, atsakingas asmuo (pvz., padalinio vadovas).

Dažniausiai pasitaikančios klaidos pildant kelionės lapą

Netinkamai užpildytas kelionės lapas gali sukelti problemų tiek darbuotojui, tiek darbdaviui. Štai keletas dažniausiai pasitaikančių klaidų:

• Neaiškus kelionės tikslas. Venkite bendrinių frazių, tokių kaip „darbo reikalai”. Būkite konkretūs.
• Netikslus maršrutas. Nurodykite tikslius adresus, o ne tik miestų pavadinimus.
• Trūkstami parašai. Įsitikinkite, kad kelionės lapą pasirašė visi reikalingi asmenys.
• Neteisingi ridos parodymai. Atidžiai patikrinkite spidometro parodymus prieš išvykdami ir grįžę.
• Neįrašytos visos išlaidos. Jei kelionės metu patyrėte papildomų išlaidų (pvz., mokėjote už parkavimą), jas taip pat įtraukite į kelionės lapą.
• Bendriniai apibūdinimai. Vietoje „susitikimas” rašykite su kuo, kur ir kokiu tikslu vyko susitikimas.

Elektroniniai kelionės lapai

Šiuolaikinės technologijos leidžia atsisakyti popierinių kelionės lapų ir pereiti prie elektroninių. Elektroniniai kelionės lapai turi keletą privalumų:

• Patogumas. Elektroninį kelionės lapą galima pildyti kompiuteriu, planšete ar išmaniuoju telefonu.
• Greitis. Duomenys įvedami greičiau, o skaičiavimai (pvz., nuvažiuotas atstumas, degalų sąnaudos) atliekami automatiškai.
• Saugumas. Elektroniniai duomenys yra mažiau linkę būti prarasti ar sugadinti.
• Ekologiškumas. Mažinamas popieriaus naudojimas.
• Integracija. Elektroninius kelionės lapus galima integruoti su kitomis įmonės sistemomis (pvz., buhalterinės apskaitos programa).

Kelionės lapas ir mokesčiai

Teisingai užpildytas kelionės lapas yra svarbus dokumentas, norint pagrįsti įmonės išlaidas ir sumažinti apmokestinamąjį pelną. Jei Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) patikrinimo metu nustatytų, kad kelionės lapai pildomi netinkamai arba jų iš viso nėra, įmonė gali susidurti su finansinėmis sankcijomis. Todėl labai svarbu atsakingai žiūrėti į šį dokumentą.

Kiti svarbūs aspektai

• Kelionės lapo saugojimas. Kelionės lapus, kaip ir kitus apskaitos dokumentus, reikia saugoti įstatymų nustatytą laikotarpį.
• Vidaus taisyklės. Įmonė gali turėti savo vidaus taisykles, reglamentuojančias kelionės lapų pildymą. Darbuotojai turėtų būti su jomis supažindinti.
• Automobilio naudojimo tvarka. Aiškiai apibrėžta automobilio naudojimo tvarka padeda išvengti nesusipratimų ir užtikrina, kad automobilis būtų naudojamas atsakingai.
• Komandiruotės. Jei kelionė yra komandiruotė, be kelionės lapo, reikalingi ir kiti dokumentai (pvz., įsakymas dėl komandiruotės, komandiruotės ataskaita).
• Atsakomybė. Už teisingą kelionės lapo pildymą atsakingas tiek darbuotojas (vairuotojas), tiek darbdavys.
• GPS sekimas. Kai kurios įmonės naudoja GPS sekimo sistemas, kad galėtų stebėti tarnybinių automobilių judėjimą. Tai gali padėti užtikrinti, kad automobiliai būtų naudojami tik darbo reikmėms, ir palengvinti kelionės lapų pildymą, nes dalis duomenų (pvz., maršrutas, nuvažiuotas atstumas) gali būti užpildomi automatiškai.
• Degalų kortelės. Naudojant degalų korteles, informacija apie degalų pirkimą automatiškai patenka į įmonės apskaitos sistemą, tai palengvina išlaidų kontrolę ir kelionės lapų pildymą.
• Nuolatinis tobulėjimas. Rekomenduojama periodiškai peržiūrėti kelionės lapų pildymo tvarką ir, jei reikia, ją tobulinti. Tai padės užtikrinti, kad procesas būtų kuo efektyvesnis ir atitiktų galiojančius teisės aktus.

Išvados

Kelionės lapas yra svarbus apskaitos dokumentas, kurio teisingas pildymas yra būtinas norint pagrįsti įmonės išlaidas ir išvengti problemų su mokesčių institucijomis. Nors šis procesas gali atrodyti sudėtingas, laikantis nustatytų taisyklių ir naudojant šiuolaikines technologijas, jį galima gerokai supaprastinti ir padaryti efektyvesnį.