Proforma sąskaitos: kas, kaip ir kodėl?

Proforma sąskaita – tai dokumentas, dažnai sutinkamas verslo pasaulyje, tačiau ne visada tinkamai suprantamas. Nors ji panaši į įprastą PVM sąskaitą faktūrą, proforma sąskaita atlieka kitokią funkciją ir turi savų ypatumų. Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime, kas yra proforma sąskaita, kokiais atvejais ji naudojama, kokia informacija joje pateikiama, ir kuo ji skiriasi nuo kitų sąskaitų tipų.

Kas yra proforma sąskaita?

Proforma sąskaita nėra griežtai reglamentuotas buhalterinės apskaitos dokumentas. Tai labiau komercinis pasiūlymas, išankstinis pranešimas apie būsimą mokėjimą. Ji nenaudojama nei PVM apskaitai, nei įtraukiama į įmonės pajamas ar išlaidas. Paprastai tariant, tai tarsi „sąskaitos juodraštis“, kuris pateikiamas klientui prieš galutinį susitarimą ar paslaugų suteikimą.

Proforma sąskaita nesukuria jokių teisinių įsipareigojimų nei pardavėjui, nei pirkėjui. Ji tik informuoja apie numatomą sandorio kainą, prekių ar paslaugų kiekį ir kitas svarbias detales. Pirkėjas, gavęs proforma sąskaitą, nėra įpareigotas ją apmokėti, o pardavėjas – suteikti prekes ar paslaugas, kol nėra sudaryta galutinė sutartis ar gautas apmokėjimas.

Kada naudojama proforma sąskaita?

Proforma sąskaitos naudojamos įvairiose situacijose, dažniausiai tarptautinėje prekyboje, bet ne tik. Štai keletas pavyzdžių:

• Tarptautinė prekyba: Muitinės procedūroms, prekių vertei deklaruoti, importo licencijoms gauti. Proforma sąskaita pateikiama muitinei dar prieš išsiunčiant prekes, kad būtų galima įvertinti muitus ir mokesčius.
• Avansinis apmokėjimas: Kai pardavėjas reikalauja dalinio ar viso apmokėjimo prieš pradedant gaminti prekes ar teikti paslaugas. Proforma sąskaita patvirtina užsakymą ir nurodo sumą, kurią reikia pervesti.
• Pasiūlymas klientui: Kai klientas nori gauti išsamų kainos ir kitų sąlygų pasiūlymą prieš priimdamas sprendimą pirkti. Proforma sąskaita suteikia visą reikiamą informaciją.
• Paraiškos finansavimui: Kai įmonė kreipiasi dėl paskolos ar kitokio finansavimo, proforma sąskaita gali būti naudojama kaip įrodymas apie būsimas išlaidas.
• Draudimo atvejai: Kai reikia nustatyti prekių vertę draudimo tikslais.
• Prekių pavyzdžių siuntimas: Kartais nemokami pavyzdžiai siunčiami kartu su proforma sąskaita, kurioje nurodoma jų vertė, nors apmokėjimo nereikalaujama.

Kokia informacija pateikiama proforma sąskaitoje?

Nors proforma sąskaita nėra griežtai reglamentuota, joje paprastai pateikiama panaši informacija kaip ir įprastoje PVM sąskaitoje faktūroje. Tai apima:

• Pardavėjo rekvizitai: Įmonės pavadinimas, adresas, PVM mokėtojo kodas, kontaktinė informacija.
• Pirkėjo rekvizitai: Įmonės pavadinimas, adresas, PVM mokėtojo kodas (jei taikoma), kontaktinė informacija.
• Sąskaitos numeris ir data: Svarbu nurodyti, kad tai yra proforma sąskaita, ir suteikti jai unikalų numerį bei išrašymo datą.
• Prekių ar paslaugų aprašymas: Detalus prekių ar paslaugų sąrašas, nurodant kiekį, matavimo vienetus, kainą už vienetą ir bendrą sumą.
• PVM (jei taikoma): Jei pardavėjas yra PVM mokėtojas, nurodomas PVM tarifas ir suma.
• Bendra mokėtina suma: Visa suma, įskaitant PVM (jei taikoma).
• Mokėjimo sąlygos: Nurodomas mokėjimo terminas, banko sąskaitos numeris ir kita svarbi informacija.
• Pristatymo sąlygos: Nurodomos pristatymo išlaidos, terminai ir atsakomybė.
• Kitos pastabos: Pavyzdžiui, informacija apie garantijas, grąžinimo politiką ar specialius pasiūlymus.
• Žymėjimas „Proforma Sąskaita”: Aiškiai matomoje vietoje turi būti užrašyta „Proforma Sąskaita” arba „Proforma Invoice”, kad būtų aišku, jog tai nėra mokėjimo reikalaujantis dokumentas.

Proforma sąskaita vs. PVM sąskaita faktūra

Pagrindinis skirtumas tarp proforma sąskaitos ir PVM sąskaitos faktūros yra tas, kad pastaroji yra oficialus buhalterinės apskaitos dokumentas, patvirtinantis įvykusį sandorį ir sukuriantis mokestines prievoles. Proforma sąskaita, kaip minėta, yra tik komercinis pasiūlymas.

PVM sąskaita faktūra privalo būti išrašyta, kai įvyksta prekių tiekimas ar paslaugų teikimas, ir ji turi būti įtraukta į įmonės apskaitą. Proforma sąskaita išrašoma *prieš* sandorį ir nėra apskaitoma.

Be to, PVM sąskaitoje faktūroje privaloma nurodyti PVM sumą (jei pardavėjas yra PVM mokėtojas), o proforma sąskaitoje PVM gali būti nurodomas arba ne, priklausomai nuo situacijos.

Proforma sąskaita ir išankstinė sąskaita

Dažnai painiojama proforma sąskaita su išankstine sąskaita. Nors abi jos susijusios su avansiniu apmokėjimu, yra esminis skirtumas. Išankstinė sąskaita yra dokumentas, *reikalaujantis* apmokėjimo už prekes ar paslaugas, kurios dar nebuvo suteiktos. Ji jau sukuria teisinį įsipareigojimą pirkėjui apmokėti nurodytą sumą.

Proforma sąskaita, kaip jau aptarėme, yra tik informacinio pobūdžio dokumentas ir nesukuria jokio teisinio įsipareigojimo apmokėti.

Kodėl svarbu teisingai naudoti proforma sąskaitą?

Teisingas proforma sąskaitos naudojimas padeda išvengti nesusipratimų su klientais ir partneriais, užtikrina sklandesnes tarptautinės prekybos procedūras ir palengvina finansavimo gavimą. Aiškiai ir tiksliai pateikta informacija proforma sąskaitoje padeda:

• Sukurti profesionalų įvaizdį: Rodo, kad įmonė yra patikima ir rūpinasi savo klientais.
• Išvengti ginčų: Aiškiai nurodytos sąlygos sumažina nesusipratimų riziką.
• Greičiau gauti apmokėjimą: Klientas turi visą reikiamą informaciją, kad galėtų laiku atlikti mokėjimą.
• Palengvinti muitinės formalumus: Pateikiant proforma sąskaitą muitinei, galima iš anksto apskaičiuoti mokesčius ir išvengti vėlavimų.

Patarimai rengiant proforma sąskaitą

Rengdami proforma sąskaitą, atkreipkite dėmesį į šiuos patarimus:

• Naudokite aiškią ir suprantamą kalbą: Venkite sudėtingų terminų ir santrumpų.
• Pateikite visą reikiamą informaciją: Kuo išsamesnė informacija, tuo mažesnė nesusipratimų tikimybė.
• Patikrinkite duomenis: Įsitikinkite, kad visi rekvizitai, kainos ir kiti duomenys yra teisingi.
• Naudokite profesionalų šabloną: Tai padės sukurti patikimą įspūdį.
• Išsaugokite kopiją: Visada turėkite proforma sąskaitos kopiją savo archyve.
• Nurodykite galiojimo laiką: Jeigu kainos ar kitos sąlygos gali keistis, nurodykite proforma sąskaitos galiojimo laiką.

Apibendrinant, proforma sąskaita yra svarbus komercinis dokumentas, kuris, nors ir neturi teisinės galios, atlieka svarbų vaidmenį verslo santykiuose. Tinkamai parengta ir naudojama proforma sąskaita gali padėti užtikrinti sklandų bendradarbiavimą, išvengti nesusipratimų ir palengvinti įvairias procedūras, ypač tarptautinėje prekyboje.