Sąskaita Faktūra: Viskas, Ką Reikia Žinoti Apie Šį Svarbų Dokumentą

Kasdieniame verslo pasaulyje ir net asmeniniuose finansuose nuolat susiduriame su įvairiais dokumentais. Vienas iš jų, be kurio sunkiai įsivaizduojama bet kokia prekybinė ar paslaugų teikimo veikla, yra sąskaita faktūra. Tai ne tik paprastas popierėlis su skaičiais, bet oficialus dokumentas, turintis teisinę galią ir atliekantis daugybę svarbių funkcijų. Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime, kas yra sąskaita faktūra, kokie jos tipai, privalomieji rekvizitai, išrašymo, gavimo bei saugojimo tvarka. Taip pat paliesime elektroninių sąskaitų faktūrų, i.SAF sistemos ypatumus, dažniausiai pasitaikančias klaidas bei pateiksime naudingų patarimų efektyviam šių dokumentų valdymui.

Kas yra sąskaita faktūra ir kodėl ji tokia svarbi?

Sąskaita faktūra – tai pardavėjo pirkėjui išrašomas dokumentas, kuriuo įforminamas prekių tiekimas arba paslaugų suteikimas. Ji patvirtina ūkinės operacijos įvykimo faktą, nurodo parduotų prekių ar suteiktų paslaugų kiekį, kainą, bendrą sumą apmokėjimui bei kitą svarbią informaciją. Šis dokumentas yra nepaprastai svarbus dėl kelių priežasčių:

• Apskaitos pagrindas: Sąskaitos faktūros yra pirminiai apskaitos dokumentai, kuriais remiantis registruojamos įmonės pajamos ir sąnaudos, skaičiuojamas pelnas. Be jų tvarkinga buhalterinė apskaita būtų neįmanoma.
• Mokesčių apskaičiavimas: Jos yra pagrindas pridėtinės vertės mokesčio (PVM) apskaičiavimui ir atskaitai. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) griežtai kontroliuoja sąskaitų faktūrų išrašymą ir atitiktį reikalavimams.
• Skolų valdymas: Sąskaita faktūra fiksuoja pirkėjo įsipareigojimą sumokėti už gautas prekes ar paslaugas per nustatytą terminą. Ji padeda sekti skolas ir priminti apie apmokėjimą.
• Nuosavybės įrodymas: Tam tikrais atvejais sąskaita faktūra gali pasitarnauti kaip įrodymas, kad pirkėjas įsigijo prekę ir turi į ją nuosavybės teises.
• Ginčų sprendimas: Esant nesutarimams tarp pardavėjo ir pirkėjo dėl prekių kiekio, kainos ar kokybės, sąskaita faktūra yra vienas iš dokumentų, galinčių padėti išspręsti ginčą.

Akivaizdu, kad sąskaita faktūra nėra tik formalumas. Tai fundamentalus verslo operacijų dokumentas, užtikrinantis skaidrumą, atskaitomybę ir teisinį pagrindą tiek pardavėjui, tiek pirkėjui.

Sąskaitų faktūrų tipai: kada kokią naudoti?

Priklausomai nuo situacijos, PVM mokėjimo statuso ir ūkinės operacijos pobūdžio, išrašomos skirtingų tipų sąskaitos faktūros. Kiekviena jų turi savo specifiką ir naudojimo atvejus.

PVM sąskaita faktūra

Tai bene dažniausiai naudojamas sąskaitos faktūros tipas. PVM sąskaitą faktūrą privalo išrašyti asmenys, įsiregistravę PVM mokėtojais, kai jie tiekia prekes ar teikia paslaugas kitiems apmokestinamiesiems asmenims ar juridiniams asmenims, kurie nėra apmokestinamieji asmenys. Šioje sąskaitoje faktūroje, be kitų privalomų rekvizitų, turi būti aiškiai nurodytas PVM tarifas (standartinis 21%, lengvatiniai 9% ar 5%, arba 0%), PVM suma ir pardavėjo PVM mokėtojo kodas. Pirkėjui, kuris taip pat yra PVM mokėtojas, teisingai išrašyta PVM sąskaita faktūra suteikia teisę į PVM atskaitą.

Paprastoji sąskaita faktūra

Paprastoji sąskaita faktūra gali būti išrašoma tais atvejais, kai PVM sąskaitos faktūros išrašyti nereikalaujama pagal Pridėtinės vertės mokesčio įstatymą. Dažniausiai ją išrašo ne PVM mokėtojai arba PVM mokėtojai, tiekdami prekes ar teikdami paslaugas galutiniams vartotojams (fiziniams asmenims, kurie nėra apmokestinamieji asmenys), jei pati prekės ar paslaugos vertė nėra didelė (pvz., iki 100 eurų su PVM). Paprastojoje sąskaitoje faktūroje reikalaujama mažiau rekvizitų nei PVM sąskaitoje faktūroje, pavyzdžiui, nebūtina nurodyti pirkėjo kodo ar PVM mokėtojo kodo, jei jis nėra PVM mokėtojas.

Išankstinė sąskaita faktūra (Proforma)

Išankstinė sąskaita faktūra (angl. proforma invoice) nėra laikoma apskaitos dokumentu PVM įstatymo prasme ir neįtraukiama į PVM deklaraciją ar PVM sąskaitų faktūrų registrus. Ji išrašoma pirkėjui prieš prekių tiekimą ar paslaugų suteikimą, dažniausiai siekiant informuoti apie būsimas prekes/paslaugas, jų kainas ir sąlygas, arba kaip pagrindas atlikti išankstinį apmokėjimą. Gavus apmokėjimą pagal išankstinę sąskaitą faktūrą ir faktiškai pristačius prekes ar suteikus paslaugas, privaloma išrašyti įprastą PVM sąskaitą faktūrą arba paprastąją sąskaitą faktūrą.

Kreditinė ir debetinė sąskaita faktūra

Kreditinė PVM sąskaita faktūra (arba tiesiog kreditinis dokumentas) išrašoma, kai po prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo ir PVM sąskaitos faktūros išrašymo keičiasi apmokestinamoji vertė ar PVM suma. Tai gali nutikti dėl prekių grąžinimo, suteiktų nuolaidų, rastų klaidų anksčiau išrašytoje sąskaitoje. Kreditinė sąskaita faktūra mažina anksčiau deklaruotą PVM pardavimo sumą pardavėjui ir PVM atskaitą pirkėjui.

Debetinė PVM sąskaita faktūra (debetinis dokumentas) išrašoma, kai po prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo padidėja prekių ar paslaugų kaina (pvz., susitarus dėl papildomų darbų ar pasikeitus sutarties sąlygoms). Ji padidina anksčiau deklaruotą PVM pardavimo sumą pardavėjui ir PVM atskaitą pirkėjui.

Tiek kreditiniai, tiek debetiniai dokumentai turi turėti nuorodą į pradinę PVM sąskaitą faktūrą, kuri yra tikslinama.

Kasos aparato kvitas kaip sąskaita faktūra

Tam tikrais atvejais kasos aparato kvitas gali būti pripažįstamas PVM sąskaita faktūra, jei jame yra visi PVM sąskaitai faktūrai privalomi rekvizitai, įskaitant pirkėjo (jei jis yra PVM mokėtojas) PVM mokėtojo kodą. Toks kvitas suteikia teisę į PVM atskaitą. Tačiau dažniausiai standartiniuose kasos aparatų kvituose nebūna visų reikiamų rekvizitų, todėl pirkėjui, norinčiam PVM atskaitos, reikėtų prašyti išrašyti pilnavertę PVM sąskaitą faktūrą. Yra nustatytos sumų ribos, iki kurių kasos aparato kvitas su tam tikrais papildomais rekvizitais gali būti laikomas sąskaita faktūra.

Privalomieji sąskaitos faktūros rekvizitai: ką būtina nurodyti?

Kad sąskaita faktūra būtų laikoma galiojančiu apskaitos dokumentu ir atitiktų teisės aktų reikalavimus, joje turi būti nurodyti tam tikri privalomieji rekvizitai. Jų sąrašas gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo sąskaitos tipo (PVM sąskaita faktūra ar paprastoji), tačiau pagrindiniai yra šie:

• Dokumento pavadinimas: „Sąskaita faktūra” arba „PVM sąskaita faktūra”.
• Išrašymo data: Data, kada sąskaita faktūra yra išrašoma.
• Serija ir numeris: Unikalus sąskaitos faktūros numeris, suteikiamas didėjančia seka. Serija naudojama, jei įmonė naudoja kelias numeravimo sekas.
• Pardavėjo (prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo) duomenys:
  • Pavadinimas (arba vardas, pavardė fiziniam asmeniui)
  • Kodas (įmonės kodas arba asmens kodas)
  • PVM mokėtojo kodas (jei pardavėjas yra PVM mokėtojas)
  • Adresas (buveinės adresas)
• Pirkėjo (prekių ar paslaugų gavėjo) duomenys:
  • Pavadinimas (arba vardas, pavardė fiziniam asmeniui)
  • Kodas (įmonės kodas arba asmens kodas, jei pirkėjas yra juridinis asmuo arba vykdo individualią veiklą). Jei pirkėjas fizinis asmuo, ne PVM mokėtojas, jo kodas gali būti nenurodomas paprastojoje sąskaitoje.
  • PVM mokėtojo kodas (jei pirkėjas yra PVM mokėtojas ir nori pasinaudoti PVM atskaita)
  • Adresas (buveinės arba gyvenamosios vietos adresas)
• Prekių ar paslaugų duomenys:
  • Prekių ar paslaugų pavadinimas (kuo tikslesnis)
  • Mato vienetas (pvz., vnt., kg, val., kompl.)
  • Kiekis
• Kainodaros informacija:
  • Vieneto kaina be PVM
  • Bendra prekių ar paslaugų vertė be PVM (apmokestinamoji vertė)
  • Taikomas PVM tarifas (pvz., 21%, 9%, 5%, 0% arba nuoroda „atvirkštinis apmokestinimas”)
  • PVM suma (išskyrus atvejus, kai taikomas 0% PVM arba atvirkštinis apmokestinimas)
  • Bendra suma apmokėjimui (su PVM, jei taikoma)
• Kita informacija: Priklausomai nuo situacijos, gali prireikti nurodyti papildomą informaciją, pvz., specialios PVM apmokestinimo schemos taikymo pagrindą (pvz., „Maržos schema – kelionių agentūroms”, „Maržos schema – naudotoms prekėms”), valiutą, jei skiriasi nuo euro, nuorodą į sutartį ir pan.

Svarbu atkreipti dėmesį, kad net ir menkiausias trūkumas ar klaida rekvizituose gali lemti, kad sąskaita faktūra bus pripažinta negaliojančia, o tai gali sukelti problemų su PVM atskaita ar kitais mokestiniais aspektais.

Sąskaitų faktūrų išrašymo tvarka ir terminai

Sąskaitos faktūros turi būti išrašomos laikantis tam tikrų terminų. Pagal bendrą taisyklę, PVM sąskaita faktūra už patiektas prekes ar suteiktas paslaugas turi būti išrašoma ne vėliau kaip iki kito mėnesio, einančio po mėnesio, kurį buvo patiektos prekės ar suteiktos paslaugos, 15 dienos. Tačiau yra ir išimčių, pavyzdžiui, už ilgalaikes paslaugas sąskaita gali būti išrašoma periodiškai. Jei už prekes ar paslaugas gaunamas avansas, PVM sąskaitą faktūrą avansui taip pat reikia išrašyti.

Svarbu užtikrinti teisingą sąskaitų faktūrų numeravimą. Numeriai turi būti unikalūs ir eiti didėjančia tvarka per tam tikrą laikotarpį (dažniausiai kalendorinius metus). Įmonė gali turėti keletą numeravimo serijų skirtingoms veiklos rūšims ar padaliniams, tačiau kiekvienoje serijoje numeracija taip pat turi būti nuosekli.

Netinkamai ar pavėluotai išrašytos sąskaitos faktūros gali užtraukti administracinę atsakomybę ir baudas iš VMI.

Elektroninės sąskaitos faktūros (e. sąskaitos) ir i.SAF sistema

Technologijoms sparčiai žengiant į priekį, popierines sąskaitas faktūras vis dažniau keičia elektroninės. Tai ne tik modernu, bet ir praktiška.

Kas yra elektroninė sąskaita faktūra?

Elektroninė sąskaita faktūra (e. sąskaita) – tai sąskaita faktūra, kuri yra išrašoma, perduodama ir gaunama elektroniniu formatu. Ji turi tokią pačią teisinę galią kaip ir popierinė sąskaita faktūra, jei atitinka tam tikrus reikalavimus: užtikrinamas jos kilmės autentiškumas (kas ją išrašė) ir turinio vientisumas (kad duomenys nebuvo pakeisti). Tai galima pasiekti naudojant elektroninį parašą, EDI (elektroninių duomenų mainų) sistemas ar kitas kontrolės priemones.

E. sąskaitų privalumai akivaizdūs:

• Greitis ir efektyvumas: E. sąskaitos akimirksniu pasiekia gavėją, jas lengviau apdoroti, importuoti į apskaitos sistemas.
• Kaštų taupymas: Mažėja spausdinimo, pašto, archyvavimo išlaidos.
• Ekologiškumas: Taupomas popierius, prisidedama prie aplinkos tausojimo.
• Patogumas: Lengvesnė paieška, saugojimas, mažesnė tikimybė prarasti dokumentą.

i.SAF posistemis: kam jis skirtas ir kaip veikia?

Lietuvoje veikia Išmaniosios mokesčių administravimo sistemos (i.MAS) dalis – PVM sąskaitų faktūrų posistemis i.SAF. Šis posistemis skirtas PVM sąskaitų faktūrų duomenų rinkimui, tvarkymui ir analizei. PVM mokėtojai privalo teikti VMI duomenis apie išrašytas ir gautas PVM sąskaitas faktūras per i.SAF sistemą.

Duomenys teikiami elektroniniu būdu, užpildant specialias XML formato rinkmenas. Tai galima daryti rankiniu būdu per i.SAF portalo sąsają, įkeliant paruoštas rinkmenas, arba automatizuotai per žiniatinklio paslaugas (web services), jei naudojama apskaitos programa turi tokią integraciją. Duomenys apie išrašomas PVM sąskaitas faktūras turi būti pateikti per 10 darbo dienų nuo sąskaitos išrašymo, o apie gaunamas – iki kito mėnesio 20 dienos (jei PVM atskaitomas tą patį mėnesį).

i.SAF sistema leidžia VMI efektyviau kontroliuoti PVM apskaičiavimą ir mokėjimą, mažinti PVM grobstymo riziką, identifikuoti neatitikimus tarp pardavėjų ir pirkėjų teikiamų duomenų. Verslui tai reiškia papildomą administracinę naštą, tačiau kartu ir skatina tvarkingesnę apskaitą bei sąskaitų valdymą.

Dažniausios klaidos išrašant ir gaunant sąskaitas faktūras

Nepaisant aiškių reikalavimų, klaidų išrašant ar tvarkant sąskaitas faktūras pasitaiko gana dažnai. Štai keletas tipiškų:

• Neteisingi ar neišsamūs rekvizitai: Klaidingas pirkėjo ar pardavėjo PVM mokėtojo kodas, įmonės kodas, adresas, netikslus prekių ar paslaugų pavadinimas.
• Aritmetinės klaidos: Neteisingai apskaičiuota vieneto kaina, bendra suma, PVM suma.
• Neteisingas PVM tarifo taikymas: Taikomas standartinis tarifas vietoj lengvatinio arba atvirkščiai, neteisingai taikomas 0% PVM.
• Pavėluotas išrašymas: Sąskaita išrašoma vėliau nei numatyta teisės aktuose.
• Duomenų nepateikimas į i.SAF arba pavėluotas pateikimas: Už tai gresia baudos.
• Netinkamas klaidų taisymas: Klaidos taisomos ranka perbraukiant ar naudojant korektorių, vietoj to, kad būtų išrašoma kreditinė ar debetinė sąskaita faktūra.
• Neišsaugomi originalai: Ypač svarbu saugoti elektroninių sąskaitų autentiškumą ir vientisumą užtikrinančius duomenis.

Pastebėjus klaidą jau išrašytoje sąskaitoje faktūroje, ją reikia taisyti teisės aktų nustatyta tvarka – dažniausiai išrašant kreditinį ar debetinį dokumentą, kuriame nurodoma informacija apie taisomą sąskaitą ir koreguojamos sumos. Negalima tiesiog sunaikinti klaidingos sąskaitos ir išrašyti naujos tuo pačiu numeriu, jei pirminė jau buvo pateikta pirkėjui ar įtraukta į i.SAF.

Sąskaitų faktūrų svarba apskaitai ir mokesčiams

Kaip jau minėta, sąskaitos faktūros yra kertinis akmuo įmonės apskaitoje. Jos yra pirminis dokumentas, pagrindžiantis pajamas iš pardavimų ir patirtas sąnaudas įsigyjant prekes ar paslaugas. Tik remiantis teisingai išrašytomis ir gautomis sąskaitomis faktūromis galima tiksliai apskaičiuoti įmonės finansinį rezultatą – pelną ar nuostolį.

Kalbant apie mokesčius, sąskaitos faktūros ypač svarbios PVM apskaitoje. PVM mokėtojai, remdamiesi gautomis PVM sąskaitomis faktūromis, turi teisę į PVM atskaitą, t.y., gali susigrąžinti ar sumažinti mokėtiną į biudžetą PVM sumą. Tačiau ši teisė galioja tik tuo atveju, jei pirkimo sąskaita faktūra yra išrašyta tvarkingai, su visais reikiamais rekvizitais ir įsigytos prekės ar paslaugos naudojamos PVM apmokestinamoje veikloje. Bet kokie netikslumai gali lemti PVM atskaitos praradimą ir papildomas mokestines prievoles.

Sąnaudos, pagrįstos sąskaitomis faktūromis, taip pat mažina apmokestinamąjį pelną, taigi turi tiesioginės įtakos pelno mokesčio dydžiui. VMI, atlikdama mokestinius patikrinimus, itin kruopščiai tikrina sąskaitų faktūrų pagrįstumą ir teisingumą. Už neteisingą sąskaitų faktūrų tvarkymą, klaidingų duomenų teikimą ar mokesčių slėpimą gresia ne tik finansinės sankcijos (baudos, delspinigiai), bet ir kita teisinė atsakomybė.

Sąskaitų faktūrų saugojimas ir archyvavimas

Visi apskaitos dokumentai, įskaitant sąskaitas faktūras, turi būti saugomi tam tikrą laiką. Bendrasis apskaitos dokumentų saugojimo terminas Lietuvoje yra 10 metų nuo finansinių metų pabaigos, kuriais dokumentas buvo surašytas, nebent kiti teisės aktai nustato ilgesnį terminą.

Sąskaitos faktūros gali būti saugomos popierine arba elektronine forma. Jei sąskaita faktūra buvo išrašyta ir gauta elektroniniu būdu, ji ir turi būti saugoma elektroniniu formatu, užtikrinant jos įskaitomumą, autentiškumą ir turinio vientisumą per visą saugojimo laikotarpį. Popierinės sąskaitos turi būti saugomos taip, kad būtų apsaugotos nuo pažeidimų, praradimo ir būtų lengvai prieinamos patikrinimo atveju.

Tinkamas archyvavimas yra svarbus ne tik dėl VMI reikalavimų, bet ir dėl vidinių įmonės poreikių – galimybės greitai rasti reikiamą dokumentą, atsekti operacijų istoriją ar pateikti įrodymus ginčo atveju.

Tarptautinės sąskaitos faktūros: ką reikia žinoti?

Vykdant prekybą su užsienio partneriais, sąskaitų faktūrų išrašymas turi savų ypatumų, ypač susijusių su PVM taikymu.

Prekyba su ES šalimis

Kai Lietuvos PVM mokėtojas tiekia prekes kitos ES šalies PVM mokėtojui, dažniausiai taikomas 0% PVM tarifas. Tokiu atveju sąskaitoje faktūroje būtina nurodyti pirkėjo galiojantį PVM mokėtojo kodą, suteiktą kitoje ES šalyje, ir specialią žymą, pvz., „0% PVM, ES direktyvos 2006/112/EB 138 str.” arba „Atvirkštinis apmokestinimas” (angl. Reverse charge). Prekių tiekimas į kitą ES šalį turi būti pagrįstas įrodymais apie prekių išgabenimą (pvz., transporto dokumentai).

Teikiant paslaugas kitos ES šalies apmokestinamajam asmeniui, PVM apmokestinimo vieta dažniausiai yra paslaugų gavėjo šalis (taikomas atvirkštinis apmokestinimas). Sąskaitoje faktūroje PVM neišskiriamas, bet nurodoma, kad PVM apskaičiuoja ir sumoka paslaugų gavėjas.

Gaunant prekes ar paslaugas iš kitų ES šalių PVM mokėtojų, Lietuvos PVM mokėtojas dažniausiai pats apskaičiuoja ir deklaruoja pardavimo ir pirkimo PVM (atvirkštinis apmokestinimas).

Prekyba su trečiosiomis šalimis (ne ES)

Eksportuojant prekes į šalis, nepriklausančias ES (trečiąsias šalis), taikomas 0% PVM tarifas. Sąskaitoje faktūroje tai turi būti aiškiai nurodyta, o eksportas pagrįstas muitinės deklaracija ir kitais įrodymais apie prekių išgabenimą iš ES teritorijos.

Importuojant prekes iš trečiųjų šalių, importo PVM sumokamas muitinėje arba taikomos specialios procedūros (pvz., atidėtas PVM mokėjimas). Sąskaita faktūra iš trečiosios šalies tiekėjo bus be PVM, tačiau importo PVM bus apskaičiuotas nuo prekių muitinės vertės.

Teikiant paslaugas trečiųjų šalių subjektams ar gaunant paslaugas iš jų, PVM taikymo taisyklės priklauso nuo konkrečios paslaugos pobūdžio ir paslaugų teikimo vietos nustatymo taisyklių.

Visais tarptautinės prekybos atvejais labai svarbu tiksliai identifikuoti partnerio statusą (PVM mokėtojas ar ne), turėti visus reikiamus dokumentus ir teisingai įforminti sąskaitas faktūras, kad būtų išvengta mokestinių problemų.

Naudingi įrankiai ir programinė įranga sąskaitų faktūrų valdymui

Rankinis sąskaitų faktūrų išrašymas ir tvarkymas, ypač esant didesniam jų kiekiui, yra neefektyvus ir didina klaidų riziką. Laimei, rinkoje yra daugybė programinės įrangos ir įrankių, palengvinančių šį procesą:

• Specializuotos sąskaitų išrašymo programos: Tokios programos kaip B1.lt, Rivile, Pragma, Debesyla, Sąskaita123 ir kitos siūlo ne tik sąskaitų išrašymo, bet ir klientų duomenų bazės valdymo, prekių/paslaugų katalogų, ataskaitų generavimo, integracijos su i.SAF ir bankais funkcijas.
• Apskaitos programų moduliai: Dauguma verslo valdymo ir apskaitos sistemų (pvz., SAP, Microsoft Dynamics NAV/Business Central, Rivilė, Finvalda) turi integruotus sąskaitų faktūrų valdymo modulius.
• Debesijos sprendimai: Vis daugiau programų veikia debesijos principu, leidžiančiu pasiekti duomenis iš bet kurios vietos, kur yra internetas, ir palengvinančiu bendradarbiavimą.
• Elektroninių sąskaitų operatoriai: Tokie operatoriai kaip Fitek, Edisoft, Omniva siūlo sprendimus automatizuotam elektroninių sąskaitų siuntimui ir gavimui tarp skirtingų įmonių sistemų.

Renkantis įrankį, reikėtų atsižvelgti į verslo dydį, sąskaitų kiekį, specifinius poreikius (pvz., integracija su el. parduotuve, sandėlio valdymu), biudžetą ir naudojimo patogumą. Investicija į tinkamą programinę įrangą dažnai atsiperka per sutaupytą laiką ir sumažintą klaidų skaičių.

Praktiniai patarimai efektyviam sąskaitų faktūrų valdymui

Norint, kad sąskaitų faktūrų tvarkymas būtų sklandus ir nekeltų problemų, verta laikytis kelių praktinių patarimų:

• Sukurkite aiškią tvarką: Nusistatykite vidines taisykles dėl sąskaitų išrašymo, tikrinimo, tvirtinimo, apmokėjimo ir archyvavimo. Paskirkite atsakingus asmenis.
• Reguliariai tikrinkite duomenis: Prieš išrašydami sąskaitą, visada patikrinkite pirkėjo rekvizitus (ypač PVM kodą). Gautas sąskaitas taip pat atidžiai peržiūrėkite.
• Naudokite šablonus arba programinę įrangą: Tai padės išvengti pasikartojančių klaidų ir pagreitins procesą.
• Kontroliuokite apmokėjimo terminus: Stebėkite, ar pirkėjai laiku apmoka sąskaitas. Esant vėlavimui, mandagiai priminkite.
• Skaitmenizuokite ir automatizuokite: Kur įmanoma, pereikite prie elektroninių sąskaitų ir automatizuokite jų apdorojimą. Tai ypač aktualu dirbant su i.SAF.
• Nuolat domėkitės teisės aktų pakeitimais: Mokesčių įstatymai ir reikalavimai sąskaitoms faktūroms gali keistis, todėl svarbu būti informuotiems.
• Konsultuokitės su specialistais: Jei kyla neaiškumų, visada verta pasitarti su buhalteriu, mokesčių konsultantu ar VMI specialistais.
• Saugokite dokumentus tvarkingai: Tiek popierinius, tiek elektroninius dokumentus archyvuokite taip, kad jie būtų lengvai randami ir prieinami.

Mažiau žinomi faktai ir niuansai apie sąskaitas faktūras

Be pagrindinių taisyklių, egzistuoja ir keletas specifinių situacijų bei niuansų, susijusių su sąskaitomis faktūromis, kuriuos verta žinoti:

• Specialios PVM apmokestinimo schemos: Tam tikroms veiklos sritims (pvz., kelionių agentūroms, naudotų prekių, meno kūrinių, kolekcinių ir antikvarinių daiktų prekybai) taikomos specialios PVM maržos schemos. Tokiais atvejais sąskaitoje faktūroje PVM suma nėra išskiriama, o nurodoma, kad taikoma maržos schema.
• Sąskaitos faktūros specifiniuose sektoriuose: Statybos sektoriuje dažnai taikomas atvirkštinis PVM apmokestinimas tam tikriems statybos darbams. Žemės ūkio sektoriuje gali būti taikomi specialūs PVM tarifai ar kompensaciniai priedai.
• Sąskaitos faktūros už komunalines paslaugas: Dažnai už ilgalaikes paslaugas, tokias kaip komunalinės, sąskaitos išrašomos periodiškai, o apmokestinimo momentas siejamas su laikotarpio pabaiga.
• Sąskaitos faktūros valiuta: Nors Lietuvoje oficiali valiuta yra euras, sąskaitos faktūros gali būti išrašomos ir kita valiuta, tačiau PVM ir kitos sumos apskaitos tikslais turi būti perskaičiuojamos į eurus pagal oficialų kursą.
• Ginčai dėl sąskaitų faktūrų: Jei pirkėjas nesutinka su sąskaitoje nurodyta suma ar kitomis sąlygomis, jis turėtų kreiptis į pardavėją. Neapmokėtos sąskaitos gali tapti skolų išieškojimo objektu.

Atidus šių niuansų išmanymas padeda išvengti nesusipratimų ir užtikrinti sklandų verslo procesų vykdymą.

Apibendrinimas: kodėl tvarkingos sąskaitos faktūros yra verslo sėkmės dalis?

Sąskaita faktūra yra kur kas daugiau nei privalomas dokumentas. Tai verslo kalbos elementas, finansinės drausmės ir skaidrumo įrankis. Nuo to, kaip atsakingai ir kruopščiai tvarkomos sąskaitos faktūros, priklauso ne tik įmonės santykiai su mokesčių administratoriumi, bet ir jos finansinė sveikata, gebėjimas efektyviai valdyti pinigų srautus, išvengti baudų ir nesusipratimų su partneriais. Investicijos į žinias, tinkamus įrankius ir procesus, susijusius su sąskaitų faktūrų valdymu, visada atsiperka, prisidėdamos prie tvarios ir sėkmingos veiklos kūrimo. Todėl kiekvienas verslininkas ar už finansus atsakingas asmuo turėtų skirti pakankamai dėmesio šiam, atrodytų, paprastam, tačiau itin reikšmingam dokumentui.