Sąskaitų faktūrų labirintai: kaip teisingai įforminti pajamas ir išvengti VMI nemalonumų

Kiekvienas verslo kelias, nesvarbu, ar tai būtų didžiulė korporacija, ar laisvai samdomas grafikos dizaineris, galiausiai atsiremia į vieną esminį dokumentą – sąskaitą faktūrą. Tarptautinėje erdvėje dažnai girdime žodį „invoice“, tačiau Lietuvoje šis terminas slepia griežtai reglamentuotą, Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) prižiūrimą procesą. Nors atrodo, kad tai tik popierėlis (arba PDF failas) su skaičiais, neteisingai išrašyta sąskaita gali tapti rimtu galvos skausmu, lemiančiu nesumokėtus mokesčius, baudas ar net klientų praradimą.

Šiame straipsnyje nersime giliau nei tik į standartines taisykles. Apžvelgsime niuansus, kurie dažnai lieka paraštėse: nuo dvikalbių sąskaitų užsienio klientams iki kreditinių dokumentų, kai tenka taisyti klaidas. Kaip paversti sąskaitų išrašymą ne prievole, o sklandžia verslo dalimi?

„Invoice“ ar Sąskaita faktūra: terminijos svarba ir teisinis statusas

Lietuvos verslo padangėje vis dar gajus mitas, kad užtenka klientui nusiųsti laisvos formos dokumentą su užrašu „Invoice“. Nors angliškas terminas yra tapęs bendriniu žodžiu, ypač IT ir kūrybinių industrijų sektoriuose, buhalteriniu požiūriu Lietuvoje galioja Sąskaita faktūra (arba PVM sąskaita faktūra). Tai yra juridinę galią turintis dokumentas, pagrindžiantis ūkinę operaciją.

Kodėl tai svarbu? Jei jūsų klientas yra Lietuvos įmonė, jai „Excel“ lentelė pavadinimu „Invoice“ be privalomų rekvizitų bus tiesiog bevertė. Buhalterija negalės tokio dokumento įtraukti į apskaitą, negalės atskaityti PVM (jei esate PVM mokėtojai) ir negalės pagrįsti išlaidų. Todėl, net jei bendraujate angliškai, dokumentas privalo atitikti Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo reikalavimus.

Kada užtenka tiesiog „Sąskaitos faktūros“, o kada reikia „PVM sąskaitos faktūros“?

Tai yra pirmoji kryžkelė, kurioje dažnai pasiklysta pradedantieji verslininkai. Skirtumas yra esminis ir susijęs su jūsų mokestiniu statusu:

• Sąskaita faktūra: Ją išrašo asmenys ar įmonės, kurie nėra PVM mokėtojai. Joje niekur neturi figūruoti PVM tarifas ar suma. Dažniausiai tokios sąskaitos išrašomos vykdant individualią veiklą pagal pažymą (kol nepasiekiama 45 000 Eur riba per 12 mėnesių) arba mažosios bendrijos veiklos pradžioje.
• PVM sąskaita faktūra: Ją privalo rašyti tik įregistruoti PVM mokėtojai. Šiame dokumente privalo būti nurodytas PVM tarifas (pvz., 21%), PVM suma ir galutinė suma su mokesčiu.

Klaidingas PVM nurodymas (kai nesate mokėtojas) arba jo nenurodymas (kai esate) yra viena grubiausių buhalterinių klaidų.

Privalomi rekvizitai: dokumento anatomija

Kad sąskaita faktūra būtų pripažinta galiojančia, joje privalo būti tam tikri duomenys. Dažnai manoma, kad parašas yra būtinas, tačiau šiuolaikinėje skaitmeninėje epochoje parašas nėra privalomas rekvizitas, jei abi šalys susitaria dėl apsikeitimo elektroniniais dokumentais ir galima užtikrinti jų autentiškumą. Tačiau kiti elementai yra neliečiami.

Štai ką privalote įtraukti į kiekvieną sąskaitą:

1. Dokumento pavadinimas: Aiškiai įvardinkite – „Sąskaita faktūra“ arba „PVM sąskaita faktūra“.
2. Serija ir numeris: Tai jūsų unikalus kodas. Negalite tiesiog rašyti „Sąskaita Nr. 1“. Reikalinga serija (pvz., INV, SĄSK, MANO) ir eilės tvarka einantis numeris.
3. Išrašymo data: Diena, kada suformuojamas dokumentas.
4. Prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo data: Ji gali skirtis nuo išrašymo datos (pvz., paslaugos atliktos gegužės 31 d., o sąskaita išrašoma birželio 2 d.).
5. Pardavėjo rekvizitai: Pavadinimas (arba vardas, pavardė), įmonės kodas (arba IV pažymos numeris), PVM mokėtojo kodas (jei yra), adresas.
6. Pirkėjo rekvizitai: Analogiška informacija apie klientą.
7. Prekės ar paslaugos pavadinimas: Venkite abstrakčių frazių kaip „už paslaugas“. Geriau detalizuoti: „Interneto svetainės kūrimo darbai pagal sutartį Nr. X“.
8. Matavimo vienetai, kiekis ir kaina: Kiek valandų dirbote, kiek vienetų pardavėte.
9. Galutinė suma: Pinigų suma, kurią klientas turi sumokėti.

Serijos ir numerio magija: kaip nesusipainioti?

Vienas dažniausiai užduodamų klausimų – kaip sugalvoti seriją? Gera žinia ta, kad čia turite daug kūrybinės laisvės, tačiau svarbu išlaikyti nuoseklumą. Serija – tai raidžių ar skaičių derinys, identifikuojantis sąskaitų grupę.

Pavyzdžiui, jei dirbate su keliais skirtingais projektais, galite naudoti skirtingas serijas:

• Lietuvos klientams: LT-001
• Užsienio klientams: EXP-001 (nuo žodžio Export)
• Mokymams: EDU-001

Svarbiausia taisyklė – numeracija turi didėti ir nesidubliuoti toje pačioje serijoje per mokestinius metus. Negalite turėti dviejų sąskaitų su numeriu LT-005. Tai sukeltų chaosą buhalterijoje ir VMI sistemose (i.MAS).

Darbas su užsieniu: dvikalbės sąskaitos ir PVM pinklės

Kai jūsų klientas yra ne Lietuvoje, paprasto lietuviško šablono neužteks. Čia į žaidimą įsitraukia tarptautinė prekyba ir specifinės taisyklės.

Kalbos barjeras

Nors VMI reikalauja, kad pirminiai apskaitos dokumentai būtų suprantami (todėl lietuvių kalba pageidautina), bendraujant su užsieniu priimta praktika yra dvikalbės sąskaitos. Dokumentas padalinamas į dvi dalis arba kiekviena eilutė verčiama. Pavyzdžiui: „Sąskaita faktūra / Invoice“, „Kaina / Price“. Tai užtikrina, kad dokumentą supras ir jūsų buhalteris, ir kliento apskaitos skyrius Londone ar Berlyne.

Valiutos klausimas

Jei sąskaitą išrašote ne eurais (pvz., JAV doleriais), privalote nurodyti oficialų euro ir tos valiutos kursą sąskaitos išrašymo dieną pagal Lietuvos banką. Tačiau PVM (jei jis taikomas) apskaitoje visada turi būti fiksuojamas eurais. Tai svarbu, kad nekiltų valiutinių skirtumų problemų mokestiniu laikotarpiu.

Atvirkštinis PVM (Reverse Charge)

Tai viena svarbiausių sąvokų eksportuojant paslaugas į kitas ES šalis. Jei esate PVM mokėtojas ir teikiate paslaugas kitam PVM mokėtojui ES šalyje (B2B), dažniausiai taikomas 0% PVM tarifas, o sąskaitoje privaloma įrašyti frazę: „Atvirkštinis apmokestinimas / Reverse charge“. Tai reiškia, kad PVM prievolė perkeliama pirkėjui. Be šios frazės sąskaita gali būti laikoma neteisinga, o mokesčių administratorius gali pareikalauti sumokėti PVM Lietuvoje.

Išankstinė sąskaita (Pro-forma): kas tai ir kam ji reikalinga?

Dažnai pasitaikanti situacija: klientas nori mokėti, bet jam reikia dokumento apmokėjimui atlikti, o jūs dar nesuteikėte paslaugos ar neišsiuntėte prekių. Čia gelbėja išankstinė sąskaita faktūra (Pro-forma invoice).

Svarbu suprasti: išankstinė sąskaita nėra buhalterinis dokumentas. Ji neįtraukiama į pajamas, nuo jos neskaičiuojami mokesčiai. Tai yra tiesiog komercinis pasiūlymas arba kvietimas mokėti, įformintas kaip sąskaita. Tik gavus apmokėjimą (arba atlikus paslaugą), privaloma išrašyti tikrąją sąskaitą faktūrą. Niekada nenaudokite tos pačios numeracijos išankstinėms ir tikroms sąskaitoms – tai turi būti atskiros serijos.

Elektroninės sąskaitos ir i.SAF sistema

Popierinės sąskaitos sparčiai keliauja į istorijos šiukšlyną. Lietuva, kaip ir visa ES, juda link pilno elektroninio sąskaitų faktūrų naudojimo. PVM mokėtojams tai jau kasdienybė per i.SAF posistemį (Išmanioji mokesčių administravimo sistema).

Kiekvienas PVM mokėtojas privalo reguliariai teikti duomenis apie gautas ir išrašytas sąskaitas VMI registrui. Tai reiškia, kad jūsų išrašyta sąskaita tampa matoma mokesčių inspekcijai beveik realiu laiku. Tai padeda kovoti su šešėline ekonomika ir „PVM grobstymu“.

Mažesniems verslams ir individualiai veiklai taip pat rekomenduojama naudoti specializuotas sąskaitų išrašymo platformas. Jos automatiškai sugeneruoja serijos numerius, apskaičiuoja mokesčius ir netgi išsiunčia priminimus klientams. Tokios sistemos kaip Sąskaita123, B1 ar kitos lietuviškos platformos smarkiai palengvina gyvenimą ir sumažina klaidų tikimybę.

Klaidos taisymas: Kreditinė sąskaita

Visi darome klaidų. Išrašėte sąskaitą už 1000 Eur, bet klientas grąžino pusę prekių? O gal netyčia įrašėte ne tą įmonės kodą? Tiesiog ištrinti sąskaitą iš kompiuterio ir apsimesti, kad jos nebuvo, negalima – ypač jei ji jau išsiųsta klientui ar įtraukta į registrą.

Tokiu atveju rašoma kreditinė sąskaita faktūra. Tai dokumentas, kuris anuliuoja arba koreguoja pirminę sąskaitą. Kreditinėje sąskaitoje nurodoma:

• Nuoroda į tikslinamą sąskaitą (jos serija, numeris, data).
• Koreguojama suma (su minuso ženklu).
• Priežastis (pvz., „Prekių grąžinimas“, „Kainos korekcija“).

Tai vienintelis legalus ir skaidrus būdas sutvarkyti apskaitą po įvykusio fakto.

Individuali veikla: specifiniai niuansai

Laisvai samdomiems specialistams (freelanceriams), dirbantiems su individualios veiklos pažyma, galioja supaprastintos taisyklės, tačiau atsakomybė išlieka. Dažna klaida – rekvizituose nurodyti tik vardą ir pavardę, pamirštant IV pažymos numerį. Šis numeris yra jūsų verslo identifikatorius.

Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į gyventojų pajamų mokesčio (GPM) niuansus. Jei dirbate su įmonėmis, jos gali prašyti papildomos informacijos sąskaitoje, kad galėtų teisingai deklaruoti išmokas B klasės pajamų deklaracijose. Nors įstatymas to tiesiogiai nereikalauja pačioje sąskaitoje, geras tonas yra aiškiai nurodyti savo veiklos kodą.

Sąskaitų saugojimas: 10 metų taisyklė

Išrašėte, gavote pinigus, pamiršote? Ne visai. Pagal Lietuvos įstatymus, apskaitos dokumentai (tame tarpe ir sąskaitos faktūros) turi būti saugomi 10 metų. Tai nereiškia, kad turite kaupti fizinius segtuvus spintoje. Elektroninis archyvavimas yra visiškai priimtinas, su sąlyga, kad užtikrinamas duomenų autentiškumas ir vientisumas.

Įsivaizduokite situaciją: po 5 metų VMI atlieka patikrinimą ir prašo pagrįsti pajamas. Jei neturėsite išsaugotų sąskaitų, galite susidurti su rimtais nemalonumais. Todėl „debesų“ talpyklos ar specializuotos apskaitos sistemos yra saugesnis pasirinkimas nei asmeninio kompiuterio kietasis diskas.

Praktiniai patarimai sklandžiam procesui

1. Automatizuokite: Nenaudokite „Word“ ar „Excel“ šablonų ilgalaikėje perspektyvoje. Žmogiškosios klaidos (neteisinga data, dubliuotas numeris) ten yra neišvengiamos.
2. Aiškumas yra karalius: Prekės aprašymas turi būti toks, kad net po 5 metų perskaitę suprastumėte, už ką buvo sumokėta. „Konsultacija“ yra blogas aprašymas. „Teisinė konsultacija dėl BDAR įgyvendinimo 2024 m. sausio mėn.“ yra puikus aprašymas.
3. Mokėjimo terminai: Nors tai nėra privalomas rekvizitas pagal įstatymą, visada nurodykite, iki kada sąskaita turi būti apmokėta. Tai drausmina klientą.
4. Venkite „grybavimo“ su PVM: Jei nesate tikri, ar tam tikrai paslaugai taikomas PVM (pvz., eksportuojant į ne ES šalis), visada pasikonsultuokite su buhalteriu. PVM klaidos yra brangiausios.

Apibendrinimas

Sąskaita faktūra – tai daugiau nei prievolė. Tai jūsų verslo veidrodis ir profesionalumo įrodymas. Tvarkinga, laiku išrašyta ir visus reikalavimus atitinkanti sąskaita formuoja patikimo partnerio įvaizdį. Nors terminai „invoice“ ir „sąskaita faktūra“ kasdienėje kalboje vartojami pakaitomis, teisiniame Lietuvos kontekste svarbu suprasti taisykles, slypinčias už šių žodžių. Investuokite laiką į teisingos sistemos sukūrimą veiklos pradžioje, ir tai sutaupys jums daugybę valandų (ir eurų) ateityje.