Pinigų kalba dokumentuose: kaip teisingai užrašyti sumą žodžiais ir išvengti finansinių nesusipratimų

Ar kada nors susimąstėte, kodėl, nepaisant skaitmeninių technologijų pažangos ir automatizuotų apskaitos sistemų, mes vis dar vargstame rašydami sumas žodžiais? Atrodytų, skaičius „1543,20 Eur“ yra pakankamai aiškus, tačiau teisinėse sutartyse, sąskaitose faktūrose ir kasos orderiuose visada atsiranda ta pati, kartais erzinanti eilutė: „Suma žodžiais“. Tai nėra tiesiog biurokratinė atgyvena ar duoklė tradicijoms. Tai – jūsų finansinis saugiklis.

Pinigai mėgsta tikslumą, o lietuvių kalba – taisykles. Kai šie du pasauliai susiduria, neretai kyla chaosas. Buhalteriai griebiasi už galvų matydami netaisyklingus linksnius, verslininkai pyksta dėl grąžintų sąskaitų, o teisininkai trina rankas, kai sutartyje skaičiumi parašyta viena suma, o žodžiais – visai kita. Šiame straipsnyje mes ne tik išnarstysime gramatines sumų rašymo vingrybes, bet ir pažvelgsime į tai iš praktinės pusės: kodėl tai būtina, kaip automatizuoti procesą ir kokių klaidų vengti, kad neatrodytumėte neprofesionaliai.

Kodėl skaičių neužtenka? Psichologinė ir teisinė „sumos žodžiais“ reikšmė

Prieš pasineriant į gramatikos džiungles, svarbu suprasti, kodėl ši praktika apskritai egzistuoja. Pagrindinė priežastis – saugumas ir vienareikšmiškumas. Skaitmenį pakeisti dokumente yra stebėtinai lengva. Prirašyti nulį, pakeisti vienetą į septynetą ar kablelį pastumti per vieną poziciją – tai sekundžių reikalas, ypač ranka rašytuose dokumentuose (pavyzdžiui, skolos rašteliuose). Tačiau pakeisti žodžiais užrašytą sumą „tūkstantis penki šimtai eurų“ į „dešimt tūkstančių…“ nepastebėtam yra praktiškai neįmanoma.

Teisminėje praktikoje galioja „auksinė taisyklė“: jei dokumente skiriasi skaitmenimis ir žodžiais užrašytos sumos, pirmenybė dažniausiai teikiama sumai žodžiais. Kodėl? Nes daroma prielaida, kad rašydamas žodžiais žmogus skyrė daugiau dėmesio, mąstė sąmoningiau ir padarė mažesnę tikimybę „mechaninei“ klaidai. Todėl gebėjimas taisyklingai užrašyti sumą yra ne tik raštingumo, bet ir teisinio saugumo klausimas.

Didysis lietuvių kalbos galvosūkis: skaitvardžių derinimas

Lietuvių kalba yra viena archajiškiausių ir kartu sudėtingiausių kalbų Europoje, ypač kai kalbame apie skaitvardžius. Skirtingai nei anglų kalboje, kur užtenka žinoti žodį „Euro“ ir pridėti „s“ (Euros), mes turime visą linksnių ir giminių sistemą. Būtent čia ir padaroma 90 % klaidų.

Pagrindinė taisyklė: Ką diktuoja skaičius?

Sumos užrašymas priklauso nuo paskutiniojo skaičiaus skaitmenyje (arba paskutiniojo žodžio sudėtiniame skaitvardyje). Valiutos pavadinimas – „euras“ – turi derėti su skaitvardžiu.

• Vienaskaitos vardininkas (kas?): Naudojamas, kai skaičius baigiasi vienetu (1), bet nėra 11.
  Pavyzdžiai: 1 euras, 21 euras, 101 euras, 1001 euras.
  Klaida: 21 eurų (labai dažna klaida, atsirandanti dėl logikos „juk tai daugiskaita, daugiau nei vienas“).
• Daugiskaitos vardininkas (kas?): Naudojamas skaičiams, kurie baigiasi 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 (išskyrus skaičius nuo 11 iki 19).
  Realybė: Nors gramatiškai taisyklinga sakyti „du eurai“, „trys eurai“, finansiniuose dokumentuose dažniausiai įsivyrauja kilmininko forma, kuri aptariama žemiau, tačiau paprastoje kalboje ir tam tikrose dokumentų formose vardininkas yra būtinas.
  Pavyzdžiai: 2 eurai, 33 eurai, 54 eurai.
• Daugiskaitos kilmininkas (ko?): Tai yra dažniausiai dokumentuose sutinkama forma. Ji naudojama su apvaliais dešimtimis, šimtais, ir skaičiais nuo 11 iki 19.
  Pavyzdžiai: 10 eurų, 11 eurų, 12 eurų, 20 eurų, 100 eurų, 500 eurų.
  Svarbu: Skaičiai nuo 11 iki 19 yra „kietas riešutėlis“ užsieniečiams, bet lietuviams tai turėtų būti įaugę į kraują. 11, 12, 13… visi reikalauja „eurų“.

Dešimtainės dalys: Centai

Su centais galioja lygiai ta pati logika, kaip ir su eurais. Centas yra vyriškosios giminės daiktavardis, todėl ir skaitvardžiai derinami atitinkamai.

• 1 centas (ne 1 centų)
• 2 centai, 5 centai
• 10 centų, 15 centų, 20 centų
• 21 centas (vėlgi – ne 21 centų!)

Dokumentuose dažnai leidžiama centus rašyti skaitmenimis, pavyzdžiui: „Vienas šimtas penki eurai 20 ct“. Tai taupo vietą ir laiką, be to, sumažina klaidų tikimybę, nes nereikia derinti galūnių.

Praktinis gidas: Kaip rašyti sumas skirtinguose dokumentuose

Nors gramatika yra viena, verslo praktika ir skirtingų dokumentų specifikacija gali šiek tiek skirtis. Pažvelkime, kaip „suma žodžiais“ atrodo realybėje.

1. Sąskaitos faktūros (PVM sąskaitos faktūros)

Tai dažniausiai pasitaikantis dokumentas versle. Nors Mokesčių inspekcija (VMI) griežtai nereglamentuoja, kad suma žodžiais yra privalomas rekvizitas, kad sąskaita būtų galiojanti, gera verslo praktika ir buhalterinės programos tai įtraukia visada.

Rekomenduojamas formatas: Rašyti sumą didžiąja raide pradedant eilutę.

Pavyzdys:
Suma skaičiais: 1 234,56 Eur
Suma žodžiais: Tūkstantis du šimtai trisdešimt keturi eurai 56 ct.

Atkreipkite dėmesį, kad žodis „eurai“ rašomas mažąja raide (nebent tai sakinio pradžia, bet čia jis yra sakinio viduryje). Dažna klaida – rašyti valiutos pavadinimą iš didžiosios raidės: „Tūkstantis… Eurai…“ – tai netaisyklinga.

2. Kasos pajamų ir išlaidų orderiai

Čia taisyklės griežtesnės. Vyriausybės nutarimai dėl kasos darbo organizavimo reikalauja tikslumo. Kasos orderiuose suma žodžiais yra privaloma. Jei ji parašyta netaisyklingai ar su taisymais – orderis gali būti laikomas negaliojančiu.

Čia ypač svarbu neužmiršti žodžio „centų“, jei centų nėra. Kai kurie buhalteriai mėgsta rašyti „00 ct“, kiti – „nulis centų“. Abu variantai priimtini, svarbiausia – aiškumas.

3. Sutartys ir skolos rašteliai

Tai pati jautriausia sritis. Skolos raštelyje suma žodžiais yra jūsų garantas. Patartina sumą rašyti skliausteliuose iškart po skaitinės išraiškos.

Pavyzdys:
„Aš, Jonas Jonaitis, skolinuosi 5000 (penkis tūkstančius) eurų…“

Pastebėkite linksnį. Skolinuosi (ką?) – penkis tūkstančius eurų. Ne „penki tūkstančiai eurų“. Sutarties tekste skaitvardis turi derėti su sakinio dalimi. Jei rašote tiesiog sumą sąskaitos apačioje, naudojamas vardininkas (kas?), bet rišliame tekste būtina linksniuoti.

Dažniausios klaidos, kurios bado akis (ir kaip jų išvengti)

Net patyrę administratoriai daro klaidų. Štai sąrašas „grėblių“, ant kurių lipama dažniausiai:

„Vienas tūkstantis“ ar tiesiog „Tūkstantis“?

Dažnai kyla klausimas, ar reikia rašyti žodį „vienas“ prie šimtų ir tūkstančių. Lietuvių kalbos komisija aiškina, kad abu variantai galimi, tačiau administracinėje kalboje įprasta praleisti žodį „vienas“, jei skaičius prasideda 100 ar 1000.

• 100 Eur – Šimtas eurų (ne „Vienas šimtas eurų“, nors tai ir nėra didelė klaida).
• 1000 Eur – Tūkstantis eurų.
• Bet: 1 100 Eur – Tūkstantis vienas šimtas eurų (čia „vienas“ prideda aiškumo).

Didžiosios raidės sindromas

Kaip minėta, valiutos pavadinimas nėra tikrinis daiktavardis. Euras, doleris, svaras – tai bendriniai žodžiai.

• Teisingai: Penkiasdešimt eurų.
• Klaidingai: Penkiasdešimt Eurų.

Skaičių grupavimas

Dideli skaičiai turi būti rašomi grupuojant po tris skaitmenis (tūkstančius, milijonus). Tai galioja skaitinei išraiškai, bet rašant žodžiais svarbu atskirti skaitvardžių klases.

Pavyzdys: 1 245 600 Eur.
Žodžiais: Milijonas du šimtai keturiasdešimt penki tūkstančiai šeši šimtai eurų.

Valiutų kodai vs. pavadinimai

Rašant sumą žodžiais, reikėtų vengti trumpinių, tokių kaip „EUR“ ar „Eur“, jei visa kita eilutė rašoma pilnais žodžiais. Estetiškiau ir taisyklingiau atrodo pilnas žodis „eurų“.

Automatizacija: Excel ir kiti pagalbininkai

Gyvename XXI amžiuje, todėl ranka rašyti sumas kiekvieną kartą yra neefektyvu. Buhalterinės programos (Rivilė, Agnum, Finvalda ir kt.) tai daro automatiškai. Tačiau ką daryti smulkiajam verslininkui ar laisvai samdomam specialistui, kuris sąskaitas rašo „Excel“ programoje?

Deja, standartinis „Excel“ neturi funkcijos =SUMAZODZIAIS(). Tai viena iš labiausiai pageidaujamų funkcijų lietuviškose lokalizacijose. Norint tai pasiekti, turite keletą pasirinkimų:

1. VBA Makrokomandos (User Defined Functions): Tai populiariausias būdas. Internete galima rasti nemokamų VBA kodų, kuriuos įklijavus į „Excel“ (Developer -> Visual Basic), sukuriama nauja funkcija. Šie kodai automatiškai išskaido skaičių, pritaiko lietuvių kalbos linksniavimo taisykles ir sugeneruoja tekstą.
2. Papildiniai (Add-ins): Yra sukurtų specialių „Excel“ priedų, skirtų Lietuvos rinkai, kurie įdiegia šią funkciją be programavimo žinių poreikio.
3. Internetiniai skaičiuotuvai: Jei sąskaitas rašote retai, paprasčiausia yra pasinaudoti internetiniais įrankiais. Įvedate skaičių – gaunate tekstą, kurį nukopijuojate. Tai saugu ir greita pavieniams atvejams.

Svarbu: Naudodami automatizuotus įrankius, visada patikrinkite rezultatą, ypač ties skaičiais, besibaigiančiais vienetu (21, 31, 101) bei skaičiais nuo 11 iki 19. Senesni arba prastai parašyti algoritmai čia dažniausiai klysta.

Ką daryti su užsienio valiutomis?

Pasaulis globalus, todėl tenka rašyti sąskaitas ne tik eurais. Kaip elgtis su doleriais, svarais ar zlotais?

Taisyklės išlieka tos pačios – lietuviškas linksniavimas taikomas ir svetimų valiutų pavadinimams, jei dokumentas rašomas lietuvių kalba.

• 1 JAV doleris (ne 1 USD)
• 10 JAV dolerių
• 100 Lenkijos zlotų

Tačiau, jei sąskaita išrašoma užsienio klientui anglų kalba, taisyklės keičiasi radikaliai. Anglų kalboje nenaudojami sudėtingi linksniavimai, tačiau yra specifinė sintaksė.

Angliškas pavyzdys: 154.20 EUR -> „One hundred fifty-four euros and twenty cents”. Atkreipkite dėmesį, kad oficialiuose dokumentuose dažnai naudojama forma „Euros 154.20” arba tekstas rašomas be žodžio „cents”, pvz.: „One hundred fifty-four 20/100”.

Išvados: Maža detalė, didelis įspūdis

Suma žodžiais – tai tarsi parašas. Ji parodo jūsų atidumą detalėms ir pagarbą dokumento gavėjui. Nors gali atrodyti, kad tai tik nereikšminga biurokratinė smulkmena, būtent tokios smulkmenos formuoja profesionalo įvaizdį.

Atsiminkite pagrindinius principus:

• Visada derinkite valiutą su paskutiniu skaičiumi.
• Būkite atidūs su skaičiais 11-19 (visada „eurų“).
• Dokumentų tekste (sutartyse) sumą linksniuokite pagal sakinio prasmę.
• Jei abejojate – pasitikrinkite internetiniuose įrankiuose arba Valstybinės lietuvių kalbos komisijos konsultacijų banke.

Tvarkingai užpildytas dokumentas ne tik greičiau apdorojamas buhalterijoje, bet ir sukelia mažiau klausimų mokesčių administratoriams. Tad kitą kartą, kai rašysite „Vienas šimtas dvidešimt penki eurai“, darykite tai užtikrintai – jūs kalbate profesionalia pinigų kalba.