Verslo skaidrumo kaina: kodėl JADIS duomenų ignoravimas gali paralyžiuoti įmonės veiklą

Lietuvos verslo aplinkoje dažnai vyrauja nuomonė, kad įsteigus įmonę didieji biurokratiniai rūpesčiai baigiasi. Tačiau realybė neretai pasiveja netikėtu momentu – bankui užšaldžius sąskaitą ar notarui atsisakius tvirtinti akcijų pirkimo-pardavimo sutartį. Dažniausiai šių problemų šaknis slypi vienoje, iš pažiūros techninėje, bet itin svarbioje santrumpoje – JADIS.

Nors Juridinių asmenų dalyvių informacinė sistema (JADIS) veikia jau ne vienerius metus, ji vis dar išlieka „pilkąja zona“ daugeliui smulkaus ir vidutinio verslo atstovų. Tai nėra tiesiog dar viena duomenų bazė, kurioje nugula dulkėti įrašai. Tai gyvybiškai svarbus verslo higienos elementas, kurio nepaisymas gali kainuoti ne tik baudas, bet ir verslo reputaciją bei operatyvinį veiklos stabdymą. Šiame straipsnyje gilinamės į JADIS sistemos labirintus, analizuojame, kodėl šie duomenys tapo naująja valiuta santykiuose su finansų įstaigomis, ir pateikiame strategijas, kaip išvengti skaudžių klaidų.

Kas iš tikrųjų slepiasi po JADIS akronimu?

JADIS, arba Juridinių asmenų dalyvių informacinė sistema, yra valstybinė duomenų bazė, kurios pagrindinis valdytojas yra VĮ Registrų centras. Paprastais žodžiais tariant, tai yra vieta, kurioje valstybė ir suinteresuotos šalys gali matyti, kas iš tikrųjų valdo konkrečią įmonę. Tai ne tas pats, kas viešas juridinių asmenų registras, kuriame matome direktorių. JADIS rodo gilesnį lygmenį – savininkus.

Sistemos atsiradimą padiktuotavo ne tik vietinis poreikis žinoti, kam priklauso verslas, bet ir globalios tendencijos kovojant su pinigų plovimu ir terorizmo finansavimu. Iki JADIS atsiradimo akcininkų sąrašai neretai dūlėdavo įmonių stalčiuose, o apie savininkų pasikeitimą valstybė sužinodavo tik tada, kai duomenys būdavo pateikiami metinėse ataskaitose arba vykdant notarinus veiksmus. Dabar reikalaujama, kad šie duomenys būtų beveik realiuoju laiku.

JADIS kaupia duomenis apie:

• Uždarųjų akcinių bendrovių (UAB) akcininkus;
• Mažųjų bendrijų (MB) narius;
• Viešųjų įstaigų (VšĮ) dalininkus;
• Žemės ūkio bendrovių narius ir pajininkus;
• Kooperatinių bendrovių narius.

Kodėl duomenų teikimas nėra savanoriškas pasirinkimas?

Daugelis verslininkų vis dar klaidingai mano, kad JADIS duomenų tikslinimas yra reikalingas tik tuomet, kai planuojama parduoti įmonę. Tai pavojingas mitas. Lietuvos Respublikos įstatymai numato griežtą pareigą įmonės vadovui pateikti duomenis apie dalyvius (akcininkus, narius) per 5 dienas nuo įvykusio pasikeitimo.

Teisinė atsakomybė ir finansinės sankcijos

Pirmasis, ir akivaizdžiausias, motyvas tvarkyti JADIS duomenis – administracinė atsakomybė. Už duomenų nepateikimą laiku arba klaidų sąmoningą palikimą, įmonės vadovui (ne akcininkui, o būtent direktoriui) gali būti skiriama bauda. Nors sumos gali svyruoti nuo keliasdešimties iki kelių šimtų eurų, tai yra nemaloni dėmė vadovo reputacijoje. Pakartotiniai pažeidimai užtraukia didesnes baudas, o sistemingas ignoravimas gali patraukti VMI ar kitų priežiūros institucijų dėmesį.

Bankai ir finansinė izoliacija

Tačiau kur kas skaudesnė rykštė nei valstybinės baudos yra santykiai su finansų įstaigomis. Šiandien bankai, kredito unijos ir elektroninių pinigų įstaigos (fintech) privalo laikytis griežtų „Pažink savo klientą“ (KYC – Know Your Customer) procedūrų. Jei bankas, tikrindamas jūsų įmonę viešuose registruose, mato, kad JADIS duomenys nesutampa su jūsų deklaruojamais, arba duomenų apskritai nėra – tai yra raudona vėliava.

Pasekmės gali būti drastiškos:

• Laikinas sąskaitų blokavimas iki duomenų patikslinimo;
• Atsisakymas suteikti paskolą ar lizingą;
• Mokėjimų stabdymas įtartinus, kad įmonės valdymas yra neskaidrus;
• Sunkumai atidarant naujas sąskaitas kitose įstaigose.

Įsivaizduokite situaciją: penktadienio popietę turite atlikti skubų pavedimą tiekėjams, kad gamyba nesustotų, bet prisijungę prie el. bankininkystės pamatote pranešimą apie apribotą prieigą dėl duomenų neatitikimo registre. Kol sutvarkysite JADIS įrašus Registrų centre, kol informacija atsinaujins ir pasieks banką, gali praeiti kelios darbo dienos. Versle tai gali reikšti prarastus kontraktus.

JADIS ir JANGIS: kur dažniausiai klystama?

Viena didžiausių painiavų kyla tarp dviejų panašių sistemų: JADIS ir JANGIS. Nors jos abi valdomos Registrų centro ir dažnai pildomos tuo pačiu metu, jų paskirtis skiriasi.

JADIS (Juridinių asmenų dalyvių informacinė sistema) yra skirta registruoti tiesioginius įmonės savininkus – tuos, kurie turi akcijas ar dalis. Pavyzdžiui, jei Jonas Jonaitis turi 100% UAB „Verslas“ akcijų, jis turi būti įrašytas į JADIS.

JANGIS (Naudos gavėjų posistemis) yra skirtas atskleisti galutinį naudos gavėją (Ultimate Beneficial Owner – UBO). Tai fizinis asmuo, kuris galiausiai kontroliuoja įmonę, net jei tai daro per kitų įmonių grandinę. Jei UAB „Verslas“ savininkas yra ne Jonas, o kita įmonė UAB „Holdingas“, kurios savininkas yra Jonas, tai JADIS sistemoje prie UAB „Verslas“ matysime UAB „Holdingas“, o JANGIS sistemoje privalome nurodyti Joną Jonaitį kaip galutinį naudos gavėją.

Dažna klaida – užpildyti vieną, bet pamiršti kitą. Bankams ir notarams reikalingi įrašai abiejose sistemose. JANGIS duomenų nepateikimas šiuo metu vertinamas dar griežčiau nei JADIS, nes tai tiesiogiai siejama su pinigų plovimo prevencija.

Praktinis gidas: kaip teisingai pateikti duomenis

Duomenų teikimas į JADIS vyksta tik elektroniniu būdu per Registrų centro savitarną. Nors sistema nuolat tobulinama, vartotojams ji vis dar gali pasirodyti paini. Štai pagrindiniai žingsniai ir niuansai, kuriuos būtina žinoti.

1. Prisijungimas ir įgaliojimai

Duomenis teikti gali įmonės vadovas arba jo įgaliotas asmuo. Prisijungus prie savitarnos sistemos, reikia pasirinkti skiltį „Juridinių asmenų registras“ ir tuomet ieškoti JADIS posistemio. Svarbu: jei esate naujas vadovas, įsitikinkite, kad jūsų duomenys kaip vadovo jau yra įregistruoti pagrindiniame registre, kitaip sistema neleis atlikti veiksmų.

2. Dalyvių sąrašo sudarymas

Sistemoje reikia suformuoti naują dalyvių sąrašą. Jei tai darote pirmą kartą, teks suvesti visus istorinius duomenis nuo sistemos veikimo pradžios arba nuo įmonės įsteigimo. Čia dažnai kyla problemų senoms įmonėms, kurios per daugelį metų turėjo daug akcininkų pasikeitimų. Nors teoriškai reikalaujama pateikti aktualius duomenis, sistema reikalauja vientisumo – akcijų skaičius turi sutapti su įstatiniu kapitalu.

Jei įmonė yra Mažoji bendrija (MB), procesas šiek tiek paprastesnis, tačiau būtina tiksliai nurodyti nario įnašo dydį ir datą. Pasikeitus MB nariams, senojo nario išregistravimas ir naujo įregistravimas turi vykti sinchroniškai, kad neliktų „kabančių“ laikotarpių.

3. Dokumentų įkėlimas

Vien suvesti skaičiukus nepakanka. JADIS reikalauja pagrįsti duomenis dokumentais. Tai gali būti:

• Akcijų pirkimo-pardavimo sutartys;
• Dovanojimo sutartys;
• Paveldėjimo teisės liudijimai;
• Vienintelio akcininko sprendimai ar visuotinio akcininkų susirinkimo protokolai (didinant įstatinį kapitalą);
• MB narių susirinkimo protokolai dėl narių kaitos.

Dokumentai turi būti įkelti PDF formatu. Svarbu, kad jie būtų pasirašyti. Nors sistema automatiškai netikrina parašų tikrumo įkėlimo metu, Registrų centro darbuotojai atlieka patikras, o kilus ginčui, neteisingai įkeltas dokumentas gali tapti teisine problema.

Specifiniai atvejai ir sudėtingos situacijos

Standartinė procedūra aiški, tačiau verslo gyvenimas nėra sterilus. Panagrinėkime kelias situacijas, kurios dažnai sukelia galvos skausmą buhalteriams ir vadovams.

Akcijų paveldėjimas

Mirus akcininkui, jo akcijos pereina paveldėtojams. Tačiau kol notaras neišduoda paveldėjimo teisės liudijimo, JADIS sistemoje duomenų keisti negalima. Tai sukuria vakuumą. Išdavus liudijimą, būtina nedelsiant registruoti naujus savininkus. Jei paveldėtojai yra keli, akcijos dažnai padalijamos trupmenomis, kas sistemoje reikalauja atidaus skaičiavimo, kad bendra suma sutaptų iki cento ar akcijos vieneto.

Įstatinio kapitalo didinimas

Didinant įstatinį kapitalą, keičiasi ne tik akcijų skaičius, bet ir jų nominali vertė arba pasiskirstymas. Čia JADIS duomenų teikimas turi eiti koja kojon su įstatų keitimu Juridinių asmenų registre. Dažna klaida – įstatai įregistruojami su nauju kapitalu, o JADIS paliekamas senas akcininkų sąrašas su senu akcijų skaičiumi. Toks neatitikimas iškart matomas kredito biurams ir bankams.

Akcijų pardavimas dalimis

Kai akcininkas parduoda ne visas, o tik dalį akcijų, svarbu teisingai atspindėti likutį. Sistema reikalauja nurodyti operacijos datą. Jei sutartis pasirašyta vieną dieną, o nuosavybė pereina kitą (pvz., po apmokėjimo), JADIS sistemoje vadovaujamasi nuosavybės teisės perėjimo momentu, kuris numatytas sutartyje.

Ateities perspektyvos: skaidrumas kaip norma

Žvelgiant į ateitį, JADIS sistemos reikšmė tik didės. Europos Sąjungos direktyvos vis labiau spaudžia valstybes nares užtikrinti visišką verslo skaidrumą. Jau dabar Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) ir Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnyba (FNTT) automatiškai gauna ir analizuoja JADIS duomenis.

Tai leidžia šioms institucijoms efektyviau identifikuoti:

• Fiktivias įmones;
• Neteisėtą praturtėjimą (kai asmuo įgyja daug turto įmonėse, neturėdamas oficialių pajamų);
• Mokesčių vengimo schemas per susijusius asmenis.

Todėl tvarkingi duomenys JADIS sistemoje tampa savotišku verslo higienos pasu. Tai rodo, kad įmonė neturi ko slėpti, veikia skaidriai ir yra patikima partnerė. Priešingai, „netvarkinga“ JADIS istorija gali tapti kliūtimi dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose ar siekiant pritraukti investuotojus.

Ką daryti, jei duomenys niekada nebuvo teikti?

Jei skaitote šį straipsnį ir supratote, kad jūsų įmonė niekada nėra teikusi duomenų į JADIS (nors veikia jau ne vienerius metus), panikuoti nereikia, tačiau veikti būtina. Geriausia strategija – „muštis į krūtinę“ ir susitvarkyti patiems, nelaukiant raginimo.

1. Audituokite situaciją. Prisijunkite ir patikrinkite, kas rodoma sistemoje.
2. Surinkite dokumentus. Susiraskite visas akcijų pasirašymo, pirkimo-pardavimo sutartis nuo įmonės įsteigimo.
3. Pateikite duomenis atbuline data. Sistema leidžia registruoti istorinius įvykius. Svarbu atkurti chronologiją. Nors formaliai terminai praleisti, savanoriškas duomenų sutvarkymas paprastai padeda išvengti baudų arba jos būna minimalios, lyginant su sankcijomis, kurios gresia patikrinimo metu.

Apibendrinimas

JADIS nėra tik biurokratinis formalumas, sukurtas apsunkinti verslininkų gyvenimą. Tai modernios, skaidrios ekonomikos pamatas. Nors duomenų teikimas reikalauja kruopštumo ir laiko, tai yra investicija į jūsų įmonės saugumą ir reputaciją. Tvarkingi akcininkų ir narių sąrašai atveria duris sklandžiam bendradarbiavimui su bankais, investuotojais ir valstybe.

Nelaukite, kol gausite įspėjimą iš banko ar notaro. Skirkite laiko peržiūrėti savo įmonės duomenis JADIS sistemoje jau šiandien. Tai viena iš tų nedidelių užduočių, kurios atlikimas suteikia ramybę, o ignoravimas – garantuoja problemas.