PVM grąžinimas iš užsienio per EPRIS sistemą: kaip susigrąžinti pinigus be klaidų

Lietuvos įmonės, vykdančios veiklą užsienyje, neretai susiduria su reikšmingomis papildomomis išlaidomis. Komandiruotės, dalyvavimas tarptautinėse parodose, degalų pirkimas užsienio degalinėse, transporto paslaugos ar prekių sandėliavimas kitoje Europos Sąjungos (ES) šalyje – visa tai apmokestinama vietiniu pridėtinės vertės mokesčiu (PVM). Daugelis verslininkų klaidingai mano, kad šis mokestis lieka svetimos valstybės biudžete visam laikui, o jo susigrąžinimo procedūra yra pernelyg sudėtinga ir reikalaujanti daug laiko.

Iš tikrųjų, ES mastu veikianti sistema, Lietuvoje žinoma kaip EPRIS (angl. Electronic PVM Refund Information System, dažnai verslo bendruomenėje neformaliai ieškoma su rašybos variacijomis kaip „eprag“ ar tarptautiniais terminais), leidžia Lietuvos mokesčių mokėtojams pateikti prašymus elektroniniu būdu tiesiai per Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) portalą. Šiame straipsnyje išanalizuosime, kaip veikia šis mechanizmas, kokias išlaidas galima susigrąžinti, su kokiais iššūkiais susiduria įmonės ir kaip teisingai užpildyti paraišką, kad pinigai grįžtų į jūsų sąskaitą kuo greičiau.

Kas yra EPRIS ir kaip veikia PVM grąžinimo mechanizmas?

EPRIS yra elektroninė sistema, sukurta siekiant supaprastinti PVM grąžinimo procesą tarp ES valstybių narių. Iki šios sistemos atsiradimo, norėdama susigrąžinti PVM, pavyzdžiui, iš Vokietijos ar Prancūzijos, Lietuvos įmonė turėjo siųsti popierinius dokumentus tiesiogiai tos šalies mokesčių administratoriui, bendrauti užsienio kalba ir laukti sprendimo daugybę mėnesių.

Dabar procesas yra centralizuotas. Jūs teikiate paraišką lietuviškoje VMI sistemoje, o ši automatiškai, patikrinusi bazinius duomenis (ar jūsų įmonė yra registruota PVM mokėtoja Lietuvoje), persiunčia prašymą tikslinei ES valstybei. Visas tolesnis bendravimas ir sprendimo priėmimas vyksta tarp jūsų ir užsienio mokesčių administratoriaus, tačiau pradinis taškas visada yra vietinė VMI aplinka.

Pagrindinės sąlygos, kad galėtumėte pretenduoti į grąžinimą:

• Paraiškos teikimo laikotarpiu jūsų įmonė turėjo būti registruota PVM mokėtoja Lietuvoje.
• Įmonė neturėjo ekonominės veiklos (buveinės, nuolatinio padalinio) toje ES šalyje, iš kurios prašoma grąžinti PVM. Jei turite padalinį kitoje šalyje, PVM atskaita vykdoma per vietinę tos šalies deklaraciją.
• Prekės ar paslaugos buvo įsigytos įmonės ekonominei veiklai vykdyti (tai yra, išlaidos yra tiesiogiai susijusios su pajamų uždirbimu arba verslo plėtra).

Kokias išlaidas galima susigrąžinti iš užsienio šalių?

Nors ES direktyvos numato bendrus PVM grąžinimo principus, kiekviena valstybė narė turi teisę savarankiškai nustatyti apribojimus tam tikroms išlaidų kategorijoms. Tai reiškia, kad tai, kas kompensuojama vienoje šalyje, kitoje gali būti laikoma negrąžintinu PVM. Žemiau pateikiamos dažniausiai pasitaikančios išlaidų grupės, kurias leidžia susigrąžinti dauguma ES šalių:

1. Degalai ir tepalai

Tai viena populiariausių kategorijų, ypač transporto ir logistikos įmonėms. Visgi, čia slypi nemažai niuansų. Pavyzdžiui, Prancūzija ar Italija gali taikyti skirtingus procentinius apribojimus dyzelinui ir benzinui, o lengvųjų automobilių degalų PVM dažnai yra visiškai negrąžinamas arba grąžinamas tik iš dalies.

2. Transporto paslaugos ir kelių mokesčiai

Kelių rinkliavos (vinetės), mokesčiai už naudojimąsi tiltais, tuneliais ar keltais. Šios išlaidos beveik visada yra tinkamos PVM grąžinimui, nes jos tiesiogiai susijusios su krovinių ar darbuotojų pervežimu.

3. Apgyvendinimo paslaugos (Viešbučiai)

Viešbučių sąskaitos, išrašytos komandiruotės metu. Svarbu pažymėti, kad kai kurios šalys (pavyzdžiui, ta pati Prancūzija) draudžia grąžinti PVM už darbuotojų apgyvendinimą, tuo tarpu Vokietija ar Lenkija šį PVM grąžina geranoriškai, jei sąskaita atitinka visus reikalavimus.

4. Parodos, konferencijos ir mugės

Jei jūsų įmonė dalyvavo tarptautinėje parodoje, mokesčiai už stendo nuomą, elektros energiją, reklaminius plotus ir bilietai į renginį yra pilnai tinkami PVM susigrąžinimui. Tai dažnai būna didelės sumos, todėl praleisti progą jas susigrąžinti būtų didelė finansinė klaida.

5. Maitinimo ir reprezentacinės išlaidos

Verslo vakarienės su klientais užsienyje. Tai viena griežčiausiai reguliuojamų sričių. Daugelis šalių visiškai neleidžia susigrąžinti PVM už maistą ir pramogas, traktuodamos tai kaip reprezentaciją, kuriai taikoma speciali tvarka.

Paraiškos pateikimo terminai ir minimalios sumos

Terminų laikymasis šiame procese yra kritinis veiksnys. Praleidus nustatytą datą, užsienio mokesčių administratorius neturi teisinio pagrindo priimti jūsų prašymo, ir pinigai bus prarasti negrįžtamai.

Prašymas grąžinti PVM už praėjusius kalendorinius metus turi būti pateiktas iki sekančių metų rugsėjo 30 dienos. Pavyzdžiui, už visus pirkimus, atliktus per visus praėjusius metus, paraišką privalote pateikti iki einamųjų metų rugsėjo 30 d. 23:59 val. Rekomenduojama nelaukti paskutinės dienos, nes EPRIS sistema dėl didelio serverių apkrovimo visoje Europoje tą dieną dažnai stringa.

Minimalios ribos, nuo kurių pradedamas grąžinimas:

Užsienio valstybės nenori administruoti centinių sumų, todėl yra nustatytos minimalios PVM ribos:

Žingsnis po žingsnio: kaip teisingai užpildyti paraišką

Norint sėkmingai pateikti prašymą, jūsų buhalterija turi surinkti visus pirminius apskaitos dokumentus (sąskaitas faktūras, čekius) ir juos patikrinti. Štai pagrindiniai žingsniai, kuriuos reikės atlikti:

1. Dokumentų revizija

Užsienio šalių mokesčių inspektoriai yra itin pedantiški. Kiekviena sąskaita faktūra privalo turėti aiškius rekvizitus: pilną jūsų įmonės pavadinimą, adresą, LT PVM kodą, pardavėjo rekvizitus, unikalų sąskaitos numerį, išrašymo datą bei aiškiai išskirtą PVM tarifą ir sumą. Jei čekyje ar sąskaitoje trūksta jūsų įmonės duomenų (pavyzdžiui, tai tiesiog paprastas kasos čekis be pirkėjo rekvizitų), tikimybė susigrąžinti PVM drastiškai sumažėja, nebent tai yra mažos vertės supaprastinta sąskaita, kurią leidžia tos šalies įstatymai.

2. Prisijungimas prie VMI sistemos

Prisijunkite prie Mano VMI platformos, pasirinkite EPRIS skiltį. Čia rasite formą, skirtą prašymo užsienio valstybei pildymui. Turėsite pasirinkti šalį, iš kurios norite susigrąžinti mokestį, ir nurodyti laikotarpį.

3. Kodų priskyrimas

Pildant prekių ir paslaugų duomenis, kiekvienai sąskaitai turėsite priskirti standartizuotą ES kodą. Pavyzdžiui:

• 1 – Degalai;
• 2 – Transporto priemonių nuoma;
• 5 – Apgyvendinimo paslaugos;
• 9 – Mugėse ir parodose įsigytos prekės ir paslaugos.

Neteisingas kodo priskyrimas gali tapti priežastimi, dėl kurios paraiška bus atmesta arba sustabdyta papildomam tyrimui.

4. Skaitmeninių kopijų prisegimas

Daugelis šalių reikalauja kartu su paraiška prisegti nuskenuotas sąskaitų kopijas, jei sąskaitos vertė (apmokestinamoji vertė) viršija 1000 EUR (degalų sąskaitoms ši riba dažnai yra mažesnė – 250 EUR). Failai turi būti aiškūs, įskaitomi ir neviršyti nustatytų dydžio limitų (dažniausiai bendras prisegamų dokumentų dydis negali viršyti 5-10 MB).

Dažniausios klaidos, dėl kurių prarandami pinigai

Praktika rodo, kad įmonės dažnai daro sistemines klaidas, kurios lemia neigiamą užsienio mokesčių administratorių sprendimą. Štai ko reikėtų vengti:

• Klaidos rekvizituose: Rankiniu būdu vedant duomenis į EPRIS sistemą suveliami pardavėjo PVM kodai, praleidžiamos raidės arba neteisingai įrašoma sąskaitos data.
• Valiutų painiava: Jei pirkimas vyko šalyje, kuri nepriklauso euro zonai (pavyzdžiui, Lenkijoje ar Švedijoje), sumas paraiškoje vis tiek reikia nurodyti tos šalies valiuta (PLN, SEK), o ne konvertuoti į eurus savo nuožiūra, nebent sistema nurodo kitaip.
• Sąskaitų dubliavimas: Įtraukiama ta pati sąskaita faktūra du kartus – pavyzdžiui, ketvirtinėje paraiškoje ir vėliau metinėje. Tai gali sukelti įtarimų dėl sukčiavimo ir užtraukti papildomus patikrinimus.
• Pavėluotas atsakymas į užklausas: Jei užsienio inspektoriui kyla klausimų, jis per EPRIS sistemą išsiunčia pranešimą su prašymu pateikti papildomus įrodymus. Atsakymui dažniausiai duodamas griežtas vieno mėnesio terminas. Jei buhalteris nepatikrina sistemos pranešimų ir praleidžia šį terminą, byla uždaroma, o PVM negrąžinamas.

Kiek laiko trunka PVM grąžinimo procesas?

Pagal galiojančius ES teisės aktus, sprendimas dėl PVM grąžinimo turi būti priimtas per 4 mėnesius nuo prašymo gavimo dienos. Jei užsienio mokesčių administratorius reikalauja papildomos informacijos ar dokumentų originalų, šis terminas gali būti pratęstas iki 6 ar net 8 mėnesių.

Jei sprendimas yra teigiamas, pinigai įmonės nurodytoje banko sąskaitoje (kuri gali būti tiek lietuviška, tiek bet kurios kitos ES šalies) privalo atsirasti per 10 darbo dienų nuo sprendimo priėmimo. Jeigu užsienio valstybė vėluoja grąžinti pinigus be teisinio pagrindo, ji privalo sumokėti palūkanas įmonei pareiškėjai – tai svarbi taisyklė, apsauganti verslo interesus.

Alternatyva: Savarankiškas darbas ar profesionalų pagalba?

Daugelis smulkių įmonių bando procesą suvaldyti pačios. Jei per metus turite tik kelias sąskaitas iš vienos šalies, tai daryti tikrai apsimoka. Tačiau, jei jūsų įmonės transportas nuolat juda po visą Europą, o sąskaitų kiekis skaičiuojamas šimtais, savarankiškas administravimas tampa našta.

Tokiu atveju verta apsvarstyti specializuotų įmonių arba tarpininkų paslaugas. Jos ne tik teisingai suves duomenis, bet ir stebės terminus, bendraus su užsienio administratoriais jų kalba bei padės išvengti teisinių ginčų. Be to, kai kurios agentūros siūlo „greitojo grąžinimo“ paslaugą, kuomet joms perleidžiama reikalavimo teisė, o įmonė gauna pinigus iškart, nelaukdama 4 mėnesių oficialaus sprendimo, tiesa, už tam tikrą komisinį mokestį.

PVM grąžinimas iš užsienio per EPRIS sistemą yra puikus būdas teisėtai sumažinti veiklos kaštus ir padidinti įmonės apyvartinį kapitalą. Svarbiausia – tvarkinga pirminė dokumentacija, griežtas terminų sekimas ir kruopštumas pildant duomenis.